Gebruik een lot wanneer één nummer een batch dekt, een serienummer wanneer elk stuk zijn eigen nummer nodig heeft, en schakel tracking per product in, niet voor alles. De opzet zelf is vier stappen; het juiste niveau kiezen is waar deze post eigenlijk over gaat.
Een klant belt over een gebrekkige batch van een product. Ze geven je een nummer dat op de doos staat en vragen welke andere orders dezelfde batch kregen, zodat ze die kunnen terugroepen. Je opent Odoo, en het product wordt alleen op hoeveelheid bijgehouden. Er is geen nummer, geen batch, geen spoor. Je weet dat je vorige maand 400 stuks hebt verzonden en je hebt geen manier om te zeggen welke 30 uit de getroffen run kwamen. Dus bel je alle 400 klanten, en het kleine probleem is zojuist een duur probleem geworden.
Dat is het gat dat lot- en serie-tracking dicht. De twee zijn makkelijk te verwarren en makkelijk te overdrijven. Een lot is één nummer dat veel stuks dekt die samen zijn gemaakt of ontvangen (een batch, een productierun, een levering). Een serienummer is een uniek nummer voor één enkel stuk. Kies de verkeerde en je verliest óf het spoor dat je nodig had, óf je bedelft je team onder scanwerk dat ze nooit gebruiken. Hier is het verschil, wanneer elk zinvol is, hoe je het per product inschakelt, en wat het je kost aan de balie.
Lot versus serienummer: het werkelijke verschil
Een lotnummer identificeert een groep identieke stuks die een oorsprong delen: dezelfde productiebatch, dezelfde leveranciersbezorging, dezelfde vervaldatum. Eén lotnummer, veel stuks. Je scant of pickt het lot, en de hoeveelheid verplaatst. Gebruik dit wanneer stuks onderling uitwisselbaar zijn maar de batch ertoe doet, bijvoorbeeld voedsel met een houdbaarheidsdatum, cosmetica, in één run gemengde verf, farmaceutica, of bulkcomponenten.
Een serienummer identificeert één fysiek stuk en niets anders. Eén serienummer, één stuk, altijd. Je legt voor elk afzonderlijk item dat binnenkomt en uitgaat een uniek nummer vast. Gebruik dit wanneer elk stuk op zichzelf gevolgd moet worden, bijvoorbeeld machines, laptops, telefoons, voertuigen, alles met een garantie per stuk, of alles waarbij je precies moet weten welke klant welk specifiek item heeft.
De test is simpel: als een recall of een vraag je naar een batch zou wijzen, gebruik lots. Als het naar één specifiek item zou wijzen, gebruik serienummers. De meeste bedrijven hebben veel vaker lots nodig dan serienummers. Serie-tracking is zwaarder en betaalt zich alleen terug wanneer het spoor per stuk echt is, niet alleen mooi meegenomen.
Wanneer elk zinvol is
Grijp naar lots wanneer:
- Producten hebben een vervaldatum of houdbaarheidsdatum en je verzendt het oudste eerst.
- Een kwaliteitsprobleem zou een hele batch treffen, niet één enkel stuk.
- Je koopt of maakt in runs en wilt terugtraceren naar een leveranciersbezorging of een productieorder.
- Stuks binnen een batch zijn voor de klant onderling uitwisselbaar.
Grijp naar serienummers wanneer:
- Elk stuk draagt zijn eigen garantie, servicehistorie of registratie.
- Je moet bewijzen welk exact stuk een specifieke klant heeft ontvangen.
- Het item is hoogwaardig en individueel identificeerbaar (elektronica, apparatuur, voertuigen).
- Regelgeving of contract vereist traceerbaarheid per stuk.
Als geen van beide waar is, doe dan geen tracking. Alleen-hoeveelheid is sneller en goedkoper, en tracking toevoegen die je nooit opvraagt is pure overhead.
Hoe je het instelt, op volgorde
Schakel de functie eenmalig in.
Ga naar Inventory > Configuratie > Instellingen, scroll naar de sectie Traceerbaarheid, vink Lot- & Serienummers aan, en Sla op. Dit is een globale schakelaar. Het start uit zichzelf niets met tracking. Het maakt alleen tracking per product beschikbaar. Er verandert niets voor producten die je niet configureert.
Stel tracking in op het product.
Open het product, ga naar het tabblad Inventory en zoek de sectie Traceerbaarheid (het veld Voorraad Bijhouden). Kies Per Lot of Per Uniek Serienummer. Per Lot vraagt om een lotnummer bij elke verplaatsing. Per Uniek Serienummer vraagt om één nummer per stuk. Laat het op Geen Tracking staan voor alles dat het niet nodig heeft. Sla op.
Bepaal waar de nummers worden aangemaakt.
Een lot of serienummer kan worden ingevoerd bij ontvangst (je legt het nummer van de leverancier of je eigen nummer vast wanneer goederen binnenkomen) of bij levering (je wijst het toe op het moment van verzenden). Voor ingekochte goederen leg je het bijna altijd vast bij ontvangst, zodat het spoor bestaat zodra de voorraad binnenkomt. Voor gefabriceerde goederen wordt het nummer meestal toegewezen op de productieorder. Stel deze verwachting met je team vóór go-live, niet erna. Er is een lichtere variant die we steeds vaker bij klanten gebruiken: wanneer de enige vraag die je ooit beantwoord wilt zien is welk stuk naar welke klant ging, leg dan het serienummer alleen vast bij de uitgaande levering. Elke interne overdracht tussen magazijnen en locaties verplaatst het product dan als gewone hoeveelheid, zonder nummers om te scannen en zonder mismatches om op te lossen, en het spoor dat je daadwerkelijk belangrijk vindt bestaat nog steeds op de leveringsorder.
Leg het nummer vast op de bewerking.
Vanaf nu vraagt elke ontvangst en elke levering van een gevolgd product om het lot of serienummer. Bij een ontvangst van 100 stuks van één lot voer je één lotnummer voor de regel in. Bij een ontvangst van 100 serie-gevolgde stuks voer je 100 nummers in, één per stuk. Dit zijn de operationele kosten, en het is de hele reden om zorgvuldig te kiezen tussen lots en serienummers.
Lees het spoor wanneer je het nodig hebt.
Open het product en gebruik het Traceerbaarheidsrapport (de weergave Lot-/Serienummers, bereikbaar vanaf het product of vanaf Inventory > Producten > Lot-/Serienummers). Het toont waar elk nummer vandaan kwam en waar het naartoe ging. Dit is de beloning: één klik om de vraag "welke orders kregen deze batch" te beantwoorden in plaats van 400 klanten te bellen.
Het stuk waar mensen over struikelen
Een paar dingen overkomen vrijwel iedereen
Je kunt tracking niet aanzetten op een product dat al voorraad heeft. Odoo blokkeert de wijziging omdat de bestaande hoeveelheid geen lot of serienummer toegewezen heeft, waardoor de historie inconsistent zou zijn. De oplossing: zet eerst de voorraad op nul (een voorraadcorrectie), wijzig de tracking-instelling, en breng de voorraad daarna weer binnen met de lots of serienummers toegewezen. Plan dit voor een rustig moment, niet midden op de dag.
Serie-tracking vermenigvuldigt het werk aan de balie. Met lots is het ontvangen van 500 stuks één nummer. Met serienummers zijn het 500 nummers, elke keer, in en uit. Als je serie-tracking inschakelt voor een snellopend, laagwaardig product "voor de zekerheid", heb je zojuist een scan-per-stuk-belasting toegevoegd die niemand zal bijhouden, en binnen een week verzinnen mensen nepserienummers om de levering eruit te krijgen. Stem de methode af op de echte behoefte.
Lots zijn standaard niet uniek over producten heen. Hetzelfde lotnummer kan op twee verschillende producten bestaan, en Odoo behandelt ze als afzonderlijk. Als je vertrouwt op een barcode die over producten heen hetzelfde is, controleer dan of je nummering en je barcode-instelling ze daadwerkelijk onderscheiden.
Vervaldatums zijn een aparte instelling. Lot-tracking alleen handhaaft geen houdbaarheid. Om vervaldatumbeheer en uitlevermethodes zoals FEFO (first expiry, first out) te krijgen, schakel je ook de optie Vervaldatums in en stel je de datumvelden op het lot in. Veel teams zetten lots aan, verwachten vervaldatumwaarschuwingen en krijgen er geen.
De uitlevermethode bepaalt welk lot wordt verzonden. Standaard gebruikt Odoo FIFO. Als je oudste-batch-eerst of vervaldatum-eerst nodig hebt, stel dan de uitlevermethode (FIFO, LIFO, FEFO) in op de productcategorie of locatie, anders kiest Odoo een lot dat je niet bedoelde.
Snelle checklist
- Je koos lots voor traceerbaarheid op batchniveau, serienummers voor traceerbaarheid per stuk, en Geen Tracking wanneer geen van beide nodig is.
- Je hebt Lot- & Serienummers eenmalig ingeschakeld onder Inventory > Configuratie > Instellingen.
- Je hebt Voorraad Bijhouden ingesteld op Per Lot of Per Uniek Serienummer voor elk product dat dit nodig heeft.
- Het product had nul voorraad voordat je de tracking-instelling wijzigde.
- Je team weet of nummers worden vastgelegd bij ontvangst of bij levering.
- Voor producten met een houdbaarheidsdatum heb je ook Vervaldatums ingeschakeld en een uitlevermethode (FEFO) ingesteld.
- Je hebt het Traceerbaarheidsrapport getest en kunt met één klik antwoorden op de vraag "waar is dit nummer naartoe gegaan".
FAQ
Wat is het verschil tussen een lot en een serienummer in Odoo?
Een lotnummer identificeert een groep stuks die een oorsprong delen, zoals een productiebatch of een leveranciersbezorging, zodat één nummer veel stuks dekt. Een serienummer identificeert één enkel stuk, dus elk item krijgt zijn eigen nummer. Gebruik lots voor traceerbaarheid op batchniveau en serienummers wanneer elk stuk individueel gevolgd moet worden.
Wanneer moet ik serienummers gebruiken in plaats van lots in Odoo?
Gebruik serienummers wanneer elk stuk zijn eigen spoor nodig heeft: garanties per stuk, servicehistorie, hoogwaardige of individueel identificeerbare items zoals machines en elektronica, of wanneer een contract of regelgeving tracking per stuk vereist. Als een recall of vraag naar een batch zou wijzen in plaats van naar één specifiek item, gebruik dan lots, want serie-tracking is veel zwaarder om te bedienen.
Hoe schakel ik lot- of serie-tracking in Odoo in?
Ga naar Inventory > Configuratie > Instellingen, schakel Lot- & Serienummers in onder Traceerbaarheid, en Sla op. Open daarna elk product, ga naar het tabblad Inventory en stel Voorraad Bijhouden in op Per Lot of Per Uniek Serienummer. De globale instelling maakt tracking alleen beschikbaar; de instelling per product is wat het daadwerkelijk inschakelt.
Kan ik lot-tracking aanzetten voor een product dat al voorraad heeft?
Niet rechtstreeks. Odoo blokkeert de wijziging zolang er voorraad is, omdat de bestaande voorraad geen lot of serienummer toegewezen heeft. Zet de voorraad op nul met een voorraadcorrectie, wijzig de tracking-instelling, en breng daarna de voorraad weer binnen met de lots of serienummers toegewezen.
Handelt lot-tracking vervaldatums af in Odoo?
Niet uit zichzelf. Lot-tracking registreert de batch, maar je moet ook Vervaldatums inschakelen en een uitlevermethode zoals FEFO (first expiry, first out) instellen om houdbaarheidsbeheer te krijgen en Odoo de oudste of het eerst vervallende batch eerst te laten verzenden.