Je kunt een geboekte factuur in Odoo niet verwijderen omdat het boeken een journaalpost naar een opeenvolgend grootboek schrijft, en die wissen zou je boekhouding breken. De schone oplossing is een creditnota, met terugzetten naar concept en annuleren als de smalle uitzonderingen.
Je hebt een klantfactuur geboekt en daarna een fout gespot. Verkeerd bedrag, verkeerde regel, verkeerde klant, verkeerde datum. Je opent de factuur, zoekt naar de verwijderknop, en die is weg. Het prullenbakicoon doet niets nuttigs, en het enige dat je kunt vinden is een creditnota. Dus je vraagt je af of Odoo kapot is, of dat je een instelling mist.
Je mist geen instelling. Odoo laat je een geboekte factuur niet verwijderen, en in de meeste gevallen laat het je hem zelfs niet terugzetten naar concept. Dat is met opzet. Het frustrerende is dat niemand je heeft verteld welke van de drie knoppen (terugzetten naar concept, annuleren, creditnota) je daadwerkelijk mag gebruiken, en wat elk ervan met je boekhouding doet. Kies de verkeerde en je krijgt of een weigering die je niet begrijpt, of je breekt stilletjes je controlespoor.
Waarom het gebeurt
Een geboekte factuur is niet zomaar een document. Op het moment dat je hem boekt, schrijft Odoo een journaalpost naar je grootboek: een debet en een credit die echte cijfers in je rekeningen en je btw-aangifte verschuiven. De factuur verwijderen zou betekenen dat je die journaalpost verwijdert, wat een gat zou achterlaten in een genummerd, opeenvolgend grootboek. De Belastingdienst staat dat in de meeste landen niet toe. Een boekhoudsysteem dat je in stilte een geboekte boeking laat wissen, is geen betrouwbaar boekhoudsysteem.
Dus Odoo vergrendelt geboekte boekingen met opzet. Veel lokalisaties gaan verder en voegen een hashketen toe: elke geboekte boeking krijgt een cryptografische hash die afhangt van de vorige, zodat latere manipulatie detecteerbaar is. Dit is de instelling "Geboekte boekingen beveiligen met hash" op het dagboek, onder het tabblad Geavanceerde instellingen (in Odoo 17 en eerder heette dit "Geboekte boekingen vergrendelen met hash"). In sommige landen is dit geen voorkeur maar een wettelijke verplichting: belastingdiensten eisen bewijs dat geboekte boekingen ongewijzigd zijn, met Frankrijk als bekend voorbeeld. Werk je onder zulke regels, zet de hash dan per dagboek aan en behandel het als compliance, niet als een optie. Zodra die aan staat, of zodra de factuur is betaald of afgeletterd, wordt de mogelijkheid om hem ongedaan te maken volledig verwijderd. De juiste manier om een geboekte factuur te corrigeren is niet hem te verwijderen, maar een tegenboeking vast te leggen die iedereen kan zien. Die tegenboeking is een creditnota.
De oplossing, in stappen
Je hebt drie gereedschappen. Ze zijn niet onderling uitwisselbaar. Gebruik het lichtste dat de situatie toestaat.
Bepaal in welke status je factuur zich bevindt
Voordat je iets aanraakt, controleer je twee dingen op de factuur: staat hij nog in Concept, en is er een betaling geregistreerd of afgeletterd tegen de factuur.
- Nog in concept: je hebt nog niets in het grootboek vastgelegd. Pas hem gewoon aan, of verwijder hem helemaal. Conceptfacturen kunnen worden verwijderd.
- Geboekt, niets betaald, geen hash-vergrendeling: je kunt hem mogelijk terugzetten naar concept (Stap 2).
- Geboekt en betaald, afgeletterd of hash-vergrendeld: terugzetten naar concept is van de baan. Ga naar de creditnota (Stap 4).
Deze ene controle vertelt je welke van de volgende stappen uberhaupt van toepassing is, en behoedt je voor het klikken op een knop die Odoo zal weigeren.
Terugzetten naar concept, alleen voor een verse fout
Is de factuur geboekt maar onaangeroerd (geen betaling, geen afletteren, geen hash-vergrendeling op het dagboek), dan zie je een knop Terugzetten naar concept. Gebruik die voor een fout die je meteen opmerkte, voordat iemand buiten de financiele afdeling het document heeft gezien en voordat de periode werd afgesloten.
Terugzetten naar concept haalt de factuur terug naar bewerkbaar, waardoor de journaalpost die hij aanmaakte wordt verwijderd. Je corrigeert de regel en boekt opnieuw. Schoon en simpel, maar alleen omdat nog niets verderop afhankelijk was van het origineel.
De knop ontbreekt soms met een reden: Odoo verbergt Terugzetten naar concept wanneer op het dagboek "Geboekte boekingen beveiligen met hash" aan staat, wanneer de factuur betaald of gedeeltelijk betaald is, wanneer de boeking is afgeletterd, of in sommige gevallen wanneer voorraadwaardering (FIFO of AVCO) bij bevestiging correctieboekingen heeft aangemaakt. Zie je de knop niet, dan vertelt Odoo je dat de boeking al beschermd is. Ga niet op zoek naar een module om het te forceren; behandel de afwezigheid als het antwoord en gebruik in plaats daarvan een creditnota.
Annuleren, wanneer je het als nietig vastgelegd wilt hebben
Annuleren zit tussen terugzetten naar concept en een creditnota in. Op de factuur is een knop Annuleren beschikbaar (mogelijk moet je annuleren eerst inschakelen op het dagboek, via "Annuleren van boekingen toestaan"). Annuleren zet de factuur in de status Geannuleerd en storneert de journaalpost, maar het houdt het document met zijn nummer in het systeem, gemarkeerd als nietig.
Gebruik annuleren wanneer de factuur nooit had mogen bestaan en je een zichtbaar, genummerd bewijs wilt dat hij nietig is verklaard, in plaats van een creditnota die hem wegstreept. Gedrag en beschikbaarheid verschillen per versie en lokalisatie, dus als annuleren niet wordt aangeboden of je accountant een papieren spoor van tegengestelde boekingen verkiest, val dan terug op de creditnota. In lokalisaties met strenge audit-eisen is de creditnota de veiligere standaard.
Geef een creditnota uit, de universele oplossing
Wanneer terugzetten naar concept weg is en annuleren niet past, is de creditnota het antwoord dat altijd werkt en de boekhouding altijd schoon houdt. Klik op de geboekte factuur op Creditnota toevoegen (afhankelijk van de versie aangeduid als Creditnota of Storneren). Odoo opent een wizard met drie opties:
- Volledige creditering. Odoo maakt de creditnota aan, boekt hem automatisch en letter hem af tegen de oorspronkelijke factuur. De twee komen samen op nul uit. Dit is wat je wilt om een geboekte factuur volledig te annuleren.
- Gedeeltelijke creditering. Odoo maakt een concept-creditnota aan die vooraf is gevuld vanuit het origineel, zodat je het bedrag of de regels kunt wijzigen voordat je boekt. Gebruik dit wanneer maar een deel van de factuur fout was, of wanneer je de creditnota zelf moet aanpassen.
- Volledige creditering en nieuwe conceptfactuur. Odoo maakt de volledige creditnota aan en boekt hem, letter hem af tegen het origineel, en opent vervolgens een nieuwe conceptfactuur gekopieerd van het origineel. Gebruik dit wanneer je wilt annuleren en meteen een gecorrigeerde factuur opnieuw wilt uitgeven.
Het mechanisme onder alle drie is hetzelfde: een creditnota is een tegenboeking. Hij boekt exact het tegenovergestelde van de oorspronkelijke journaalpost, zodat het netto-effect op je grootboek nul is, maar zowel het origineel als de storno blijven zichtbaar. Er wordt niets gewist. Dat is precies wat een accountant wil zien.
Afletteren en netjes opnieuw uitgeven
Controleer na een volledige creditering dat de creditnota is afgeletterd tegen de oorspronkelijke factuur, zodat beide als afgewikkeld worden getoond en je klantsaldo klopt. Gebruikte je Gedeeltelijke creditering, boek de creditnota dan zodra het bedrag klopt. Geef je opnieuw uit, rond dan de nieuwe conceptfactuur af met de juiste gegevens en boek die. De klant ontvangt vervolgens de creditnota en, waar relevant, de gecorrigeerde factuur, wat het eerlijke papieren spoor is: hier is de foute, hier is de storno, hier is de juiste.
Het stuk waar mensen over struikelen
Een paar dingen overkomen vrijwel iedereen
Geen verwijderknop is geen bug. De meest voorkomende verwarring. Geboekte facturen kunnen niet worden verwijderd, want dat zou een grootboekboeking wissen. Stop met zoeken naar het prullenbakicoon en gebruik een creditnota.
De knop Terugzetten naar concept verdwijnt op het moment dat er geld beweegt. Zodra een betaling wordt geregistreerd of de boeking wordt afgeletterd, verdwijnt Terugzetten naar concept. Hetzelfde geldt zodra "Geboekte boekingen beveiligen met hash" aan staat. Mensen denken dat de knop door een bug is verdwenen; hij is verdwenen omdat de boeking nu beschermd is.
Volledige creditering wordt automatisch geboekt, gedeeltelijke creditering niet. Kies je Volledige creditering in de verwachting de creditnota eerst aan te passen, dan kan dat niet: hij is al geboekt en afgeletterd. Kies Gedeeltelijke creditering zodra je iets moet aanpassen voordat het in het grootboek belandt.
Een creditnota heeft nog steeds een reden en de juiste datum nodig. De storno valt in een boekingsperiode. Boek hem in de verkeerde periode en je verschuift cijfers naar de verkeerde maand of btw-aangifte. Stel de datum van de creditnota bewust in, zeker rond een periode- of jaarafsluiting.
Annuleren is niet overal beschikbaar. Boekingen annuleren moet op het dagboek zijn toegestaan, en sommige lokalisaties met strenge audit-eisen ontmoedigen of blokkeren het. Ontbreekt de annuleeroptie, dan is dat ook met opzet. Gebruik een creditnota.
Installeer geen "force delete"-module om dit te omzeilen. Er bestaan modules die het verwijderen of terugzetten van geboekte boekingen weer mogelijk maken. In een echte boekhouding zijn ze een risico: ze breken het controlespoor en de hashketen, en ze kunnen een audit doen falen. De vergrendeling is de functie, niet de blokkade.
Snelle checklist
- Controleer eerst de status van de factuur: concept, geboekt-onbetaald of geboekt-betaald/afgeletterd/vergrendeld.
- Conceptfactuur: pas hem gewoon aan of verwijder hem.
- Geboekt, onaangeroerd, geen hash-vergrendeling: terugzetten naar concept, corrigeren, opnieuw boeken.
- Geen knop Terugzetten naar concept: dat is met opzet zo; gebruik een creditnota.
- Hele factuur fout, helemaal afwikkelen: creditnota met volledige creditering (wordt automatisch geboekt en afgeletterd).
- Maar een deel klopt niet, of je moet iets aanpassen: creditnota met gedeeltelijke creditering (blijft concept).
- Annuleren en opnieuw uitgeven: volledige creditering en nieuwe conceptfactuur.
- Zet de datum van de creditnota in de juiste boekingsperiode.
- Installeer nooit een module die geboekte boekingen geforceerd verwijdert.
FAQ
Waarom kan ik een geboekte factuur in Odoo niet verwijderen?
Omdat het boeken van een factuur een journaalpost naar je grootboek schrijft, en het verwijderen ervan die boeking zou wissen uit een opeenvolgende, genummerde boekhouding. De meeste belastingdiensten verbieden dit, dus Odoo vergrendelt geboekte boekingen met opzet. Om een geboekte factuur ongedaan te maken geef je een creditnota uit, die een zichtbare storno vastlegt in plaats van iets te wissen.
Hoe corrigeer ik een geboekte factuur in Odoo?
Is de factuur geboekt maar onbetaald, niet afgeletterd, en is het dagboek niet hash-vergrendeld, gebruik dan Terugzetten naar concept, corrigeer hem en boek opnieuw. Is hij betaald, afgeletterd of vergrendeld, dan is die knop weg, dus klik op Creditnota toevoegen en kies Volledige creditering om hem te annuleren of Gedeeltelijke creditering om een deel ervan te corrigeren. Geef daarna zo nodig een gecorrigeerde factuur opnieuw uit.
Wat is het verschil tussen terugzetten naar concept, annuleren en een creditnota?
Terugzetten naar concept haalt een geboekte factuur terug naar bewerkbaar en verwijdert de journaalpost, alleen toegestaan wanneer er niets is betaald, afgeletterd of hash-vergrendeld. Annuleren markeert de factuur als nietig, houdt het nummer aan en storneert de boeking. Een creditnota laat het origineel staan en boekt een tegengestelde boeking die op nul uitkomt, wat de audit-veilige correctie is die altijd werkt.
Waarom ontbreekt de knop Terugzetten naar concept op mijn factuur?
Odoo verwijdert Terugzetten naar concept zodra de boeking beschermd is: wanneer de factuur betaald of gedeeltelijk betaald is, wanneer de journaalpost is afgeletterd, wanneer op het dagboek "Geboekte boekingen beveiligen met hash" aan staat, of wanneer voorraadwaardering bij bevestiging correctieboekingen heeft aangemaakt. De ontbrekende knop is met opzet. Gebruik een creditnota in plaats van te proberen de boeking te forceren.
Verwijdert een creditnota in Odoo de oorspronkelijke factuur?
Nee. Een creditnota is een tegenboeking die exact het tegenovergestelde van het origineel boekt, zodat het netto-effect op je grootboek nul is, maar zowel de oorspronkelijke factuur als de creditnota blijven zichtbaar. Er wordt niets gewist, en juist dat houdt je boekhouding controleerbaar.