Een vaste-activaregister dat altijd overeenkomt met het grootboek ontstaat door activa binnen Odoo te beheren: maak het actief aan vanuit de leveranciersfactuur, laat Odoo het afschrijvingsschema opbouwen, en de maandelijkse boekingen boeken zichzelf tot aan de afstoting.
Het is de week voor het einde van het boekjaar en je accountant vraagt om het vaste-activaregister. Je opent de spreadsheet. De laatste rij is acht maanden geleden toegevoegd, in de afschrijvingskolom staat een formule die iemand heeft gewijzigd, en drie machines die je dit jaar hebt gekocht staan er helemaal niet in. Het getal dat eruit rolt komt niet overeen met de activawaarde op de balans, dus nu ben je een avond bezig om een spreadsheet handmatig af te stemmen op je eigen boeken, alweer.
Dit is het probleem met het bijhouden van vaste activa buiten je boekhoudsysteem. De spreadsheet en het grootboek lopen uiteen, omdat elke aankoop, elke maandelijkse afschrijving en elke afstoting twee keer moet worden ingevoerd en de tweede invoer wordt overgeslagen. Odoo regelt het hele proces voor je: je maakt een actief aan vanuit de leveranciersfactuur waarmee het is betaald, Odoo bouwt het afschrijvingsschema op, boekt de maandelijkse boekingen automatisch, en wanneer je het actief verkoopt of afdankt schrijft het de afstotingsboeking en de winst of het verlies voor je. Het register is geen apart bestand meer. Het wordt een weergave van hetzelfde grootboek dat je accountant al vertrouwt.
Waarom de spreadsheet altijd uit de pas gaat lopen
Een vast actief is alles wat je koopt en langer dan een jaar gebruikt en in de loop van de tijd afschrijft: machines, voertuigen, inrichting, grote IT-investeringen. De boekhouding wil er drie dingen van. Het actief op de balans, de maandelijkse afschrijvingskosten op de winst-en-verliesrekening, en een nette winst of verlies wanneer je het uiteindelijk verkoopt of afdankt. Een spreadsheet kan het eerste getal vasthouden. De andere twee kan het niet boeken.
Dus iemand voert de afschrijving elke maand handmatig in de boeken in, of eerlijker gezegd, eens per kwartaal als er tijd is, vanuit een schema dat in een apart bestand staat. Op het moment dat een afschrijvingsmethode verandert, een actief halverwege wordt verkocht, of een nieuwe machine binnenkomt, lopen de twee registraties uiteen. Aan het einde van het boekjaar verschillen het spreadsheettotaal en het grootboeksaldo, en niemand weet welke klopt. Het werk is niet moeilijk. Het is alleen dubbel, en dubbel werk is het werk dat erbij inschiet.
De oplossing, in genummerde stappen
Het idee is om het actief in Odoo te laten leven, vanaf de factuur waarmee het is gekocht tot de dag waarop je het afstoot. Odoo houdt de waarde, het schema en elke boeking op één plek bij.
Stel de activarekeningen in en zet de functie aan.
Schakel in Boekhouding de Activa-functie in via de instellingen. Je hebt een vaste-activarekening op de balans nodig voor de activawaarde, een afschrijvingskostenrekening op de winst-en-verliesrekening, en een afschrijvingsrekening die de cumulatieve afschrijving bevat. Dit is het rekeningschema-werk dat ervoor zorgt dat alles daaronder op de juiste plek wordt geboekt. Doe je dit verkeerd, dan worden de boekingen technisch wel aangemaakt, maar landen ze op de verkeerde rekeningen.
Maak een activamodel aan voor elk type dat je vaak koopt.
Ga naar Boekhouding > Configuratie > Activamodellen en maak er één per categorie aan: voertuigen, machines, laptops, inrichting. Het model bevat de standaardwaarden: de drie rekeningen, de afschrijvingsmethode en het aantal afschrijvingen. Een model betekent dat je de regels één keer instelt. Elke laptop die je daarna boekt, gebruikt dezelfde gebruiksduur en dezelfde rekeningen zonder dat iemand opnieuw hoeft te beslissen. Je kunt later ook een bevestigd actief omzetten in een model met de knop Model opslaan.
Maak het actief aan vanuit de leveranciersfactuur, niet vanaf nul.
Dit is de stap die het register eerlijk houdt. Wanneer je de leveranciersfactuur voor de aankoop boekt, zorg er dan voor dat de factuurregel een rekening gebruikt die is ingesteld voor activa, of open de geboekte journaalpost en klik op Actie > Activum aanmaken. Odoo neemt het bedrag rechtstreeks van de factuur over in het actief, zodat de activawaarde en de kosten die je daadwerkelijk hebt betaald per definitie hetzelfde getal zijn. Er is geen overtypen en geen afrondingsverschil tussen de factuur en het register.
Laat Odoo het afschrijvingsschema opbouwen.
Kies op het actief de methode en de duur, en klik vervolgens op Afschrijving berekenen. Odoo vult het afschrijvingsschema in: elke boeking die het zal boeken, met de datum en het bedrag, tot aan de restwaarde. De drie methoden zijn Lineair (de afschrijfbare waarde gelijkmatig verdeeld over de periodes, elke keer hetzelfde bedrag), Degressief (de waarde maal een degressieve factor, dus vroeg een grotere afschrijving) en Degressief gevolgd door lineair (eerst degressief, daarna overschakelend naar lineair zodat het actief volledig tot nul afschrijft). Kies de methode die je accountant gebruikt. De meeste mkb-bedrijven gebruiken lineair.
Bevestig het, en laat de maandelijkse boekingen zichzelf boeken.
Zodra je het actief bevestigt, maakt Odoo alle afschrijvingsjournaalboekingen in concept aan en boekt ze op hun datums, automatisch, maand na maand. Je hoeft de afschrijving niet meer handmatig in te voeren. De slimme knop Geboekte boekingen op het actief laat je elke boeking zien die is uitgevoerd, zodat het schema en het grootboek altijd hetzelfde record zijn, niet twee bestanden die je aan het einde van het boekjaar afstemt.
Stoot het actief af of verkoop het wanneer zijn levensduur eindigt.
Wanneer je het actief afdankt of verkoopt, open je het en klik je op Verkopen of Afdanken. Odoo verwijdert de resterende waarde van de balans en schrijft de afstotingsboeking voor je. Als je het hebt verkocht, boekt Odoo de winst of het verlies als het verschil tussen de boekwaarde van het actief op die datum en waarvoor je het hebt verkocht. Het register, de balans en de winst-of-verliesregel bewegen allemaal samen in één actie.
Het stuk waar mensen over struikelen
Een paar dingen overkomen vrijwel iedereen
De mechaniek is eenvoudig. Waar mensen hun vingers branden, zijn de details die de getallen veranderen.
De eerste afschrijving is meestal een deel van een maand, en de pro-ratadatum bepaalt dat. Als je op de 18e een machine koopt, schrijf je voor die eerste periode geen volledige maand af. De pro-ratadatum en de eerste afschrijvingsdatum van Odoo berekenen die eerste, kleinere boeking op basis van de resterende tijd in de periode, en de laatste boeking is dienovereenkomstig ook kleiner. Als je deze gedachteloos op de standaardwaarden laat staan, komen je eerste en laatste boekingen niet overeen met wat je accountant verwacht. Stel ze bewust in.
Degressief afschrijven bereikt op zichzelf nooit nul. De degressieve methode vermenigvuldigt de resterende waarde elke periode met een factor, en een percentage van iets is nooit nul. Als je het actief volledig afgeschreven wilt hebben aan het einde van zijn levensduur, gebruik dan Degressief gevolgd door lineair, die overschakelt naar lineair op het punt dat de hoogste afschrijving oplevert, zodat het op nul uitkomt. Puur degressief laat altijd een restwaarde staan.
De activawaarde is de aanschafkosten, niet de restwaarde. Wat je afschrijft is de afschrijfbare waarde: de aanschafkosten min wat je verwacht voor het actief te krijgen aan het einde van zijn levensduur. Als je de volledige aankoopprijs invoert en het actief heeft een reële restverkoopwaarde, dan schrijf je te veel af. Als jouw boekhoudstandaard de restwaarde negeert, laat die dan op nul staan. Bepaal dit samen met degene die je boekhouding goedkeurt, niet door te gokken.
Een actief halverwege zijn levensduur wijzigen vraagt om de juiste actie, niet om een handmatige aanpassing. Als de waarde van een actief verandert, pas dan niet zomaar het getal aan. Gebruik Afschrijving wijzigen om het te herwaarderen, de slimme knop Bruto-verhoging om een waardestijging vast te leggen, of Pauzeren om de afschrijving voor een periode stop te zetten. Hiermee blijven de journaalboekingen correct. Handmatig de waarde aanpassen brengt het grootboek en het schema uit balans, en dat is precies het spreadsheetprobleem waar je aan probeerde te ontsnappen.
Snelle checklist
- Zijn je vaste-activarekening, afschrijvingskostenrekening en afschrijvingsrekening ingesteld voordat je een actief aanmaakt?
- Heb je een activamodel voor elk type dat je regelmatig koopt, zodat de gebruiksduur en de rekeningen in één keer worden vastgelegd?
- Maak je activa aan vanuit de leveranciersfactuur, zodat de activawaarde overeenkomt met wat je daadwerkelijk hebt betaald?
- Heb je de pro-ratadatum en de eerste afschrijvingsdatum gecontroleerd, zodat de eerste en laatste boekingen kloppen?
- Komt de afschrijvingsmethode overeen met wat je accountant gebruikt, en bereikt die nul als dat nodig is?
- Gebruik je bij verkoop of afdanking van een actief de optie Verkopen of Afdanken, zodat de winst of het verlies automatisch wordt geboekt?
FAQ
Hoe maak ik een vast actief aan in Odoo?
Maak het aan vanuit de leveranciersfactuur waarmee het betaald is. Boek de factuur, open vervolgens de journaalpost en klik op Actie > Activum aanmaken, of gebruik een factuurrekening die is ingesteld om automatisch activa aan te maken. Odoo neemt het bedrag van de factuur over in het actief, zodat de activawaarde overeenkomt met de kosten. Vervolgens kies je een afschrijvingsmethode en duur en klik je op Afschrijving berekenen om het schema op te bouwen.
Wat is een activamodel in Odoo en heb ik er een nodig?
Een activamodel is een sjabloon dat de standaardrekeningen, de afschrijvingsmethode en het aantal afschrijvingen bevat voor een type actief, zoals voertuigen of laptops. Je hebt er niet per se een nodig, maar als je hetzelfde soort actief regelmatig koopt, scheelt het je telkens opnieuw de gebruiksduur en de rekeningen te bepalen en houdt het ze consistent. Je maakt modellen aan onder Boekhouding > Configuratie > Activamodellen, of je slaat een bevestigd actief op als model.
Welke afschrijvingsmethoden ondersteunt Odoo?
Drie. Lineair verdeelt de afschrijfbare waarde gelijkmatig over de periodes, zodat elke boeking hetzelfde bedrag is. Degressief schrijft elke periode een percentage van de resterende waarde af, dus het is vroeg zwaarder en bereikt nooit helemaal nul. Degressief gevolgd door lineair begint degressief en schakelt over naar lineair zodat het actief volledig tot nul afschrijft. Lineair is het meest gangbaar voor mkb-bedrijven.
Hoe gaat Odoo om met het verkopen of afstoten van een vast actief?
Open het actief en klik op Verkopen of Afdanken. Odoo verwijdert de resterende boekwaarde van de balans en boekt de afstotingsboeking. Als je het hebt verkocht in plaats van afgedankt, boekt Odoo ook de winst of het verlies, oftewel het verschil tussen de boekwaarde van het actief op die datum en het verkoopbedrag. Je schrijft geen van die boekingen handmatig.
Waarom komen mijn Odoo-afschrijvingsboekingen niet overeen met mijn oude spreadsheet?
Meestal door de pro-ratadatum en de eerste afschrijvingsdatum, de restwaarde, of de afschrijvingsmethode. Odoo berekent de eerste periode pro rata vanaf de aankoopdatum, schrijft alleen de kosten min de restwaarde af, en de degressieve methoden gedragen zich anders dan een eenvoudige spreadsheetformule. Controleer die drie instellingen tegen wat je accountant verwacht, en de getallen kloppen.