Je vertegenwoordigers besteden hun dag aan het intypen van orders in het systeem waarvan klanten al weten dat ze ze willen. Elk nieuw account voegt belasting toe aan dezelfde verkoopbalie, dus groei en personeelsbestand stijgen samen en je marge per order doet dat niet. De uitweg is niet meer mensen, het is een B2B-portaal waar je klanten hun eigen herhaalorders plaatsen tegen hun eigen afgesproken prijzen, en je vertegenwoordigers overstappen van typen naar verkopen. Odoo doet dit out of the box: een met login afgeschermde webshop, klantspecifieke prijslijsten, en de order die rechtstreeks in je systeem belandt als een echte verkooporder. De rest van deze post behandelt wanneer dit zich terugverdient, hoe het werkt, en waar het lastiger wordt dan de demo doet vermoeden.
Een klant belt of mailt dezelfde order die hij elke twee weken plaatst. Een vertegenwoordiger leest hem, zoekt het account op, typt elke regel in, past de juiste korting uit het geheugen of een spreadsheet toe, controleert de voorraad en bevestigt. Vermenigvuldig dat met een paar honderd accounts en de verkoopbalie is een invoerbalie. De mensen die je hebt aangenomen om business te winnen, besteden hun dag aan het opnieuw intypen van business die je al gewonnen hebt.
Dus je groeit, en de balie groeit met je mee. Nog een vertegenwoordiger, nog een werkplek, nog iemand die moet leren welke klant welke prijs krijgt. Vakanties en ziektedagen veranderen in achterstanden. Prijzen zitten in iemands hoofd of in een gedeeld blad, dus af en toe glipt er een verkeerde regel doorheen en merkt een klant het voordat jij het doet. Het plafond is niet de vraag. Het plafond is hoeveel orders je balie op een dag kan typen.
Waarom het gebeurt
Groothandelorders zijn repetitief en voorspelbaar, en dat is precies het soort werk dat geen mens nodig zou moeten hebben die het intypt. De klant kent de producten, de aantallen, en ongeveer wanneer hij herbestelt. De enige reden dat een vertegenwoordiger ertussen zit, is dat de order binnenkomt als een telefoontje of een e-mail in plaats van als data. Elke handmatige stap bestaat om een ongestructureerd verzoek te vertalen naar een gestructureerde order.
De tweede reden is prijs. B2B is niet één publieke prijs, het is een prijs per klant of per klantgroep, vaak onderhandeld, soms met staffelkortingen. Zolang die prijzen buiten het systeem leven, in hoofden en spreadsheets, kan alleen iemand die ze kent de order correct plaatsen. Zet de prijzen in het systeem, gekoppeld aan de klant, en het systeem kan doen wat de vertegenwoordiger met de hand deed.
De verschuiving, in stappen
Behandel dit als een bedrijfsverandering, niet als een softwareschakelaar. De software is het makkelijke deel.
Scheid het werk dat vertegenwoordigers moeten houden van het werk dat ze aan het portaal moeten overdragen.
Herhaalorders, standaardcatalogus, bekende prijzen: dat is portaalwerk. Nieuwe accounts, onderhandelingen, probleemoplossing, upsell: dat is werk voor vertegenwoordigers. Het doel is niet om vertegenwoordigers weg te halen, het is om ze van het toetsenbord af te halen zodat ze verkopen. Benoem welke klanten en welke ordertypes als eerste naar selfservice gaan, meestal je vaste herhaalaccounts.
Krijg je klantprijzen in het systeem als prijslijsten, niet als kennis die alleen in hoofden zit.
Elke klant of klantgroep krijgt een prijslijst met zijn afgesproken prijzen en eventuele staffelkortingen. Dit is de stap die al het andere mogelijk maakt, en het is de stap die mensen onderschatten. Zodra de prijs op het klantrecord staat, lezen het portaal, de vertegenwoordiger en de factuur allemaal hetzelfde getal.
Zet een met login afgeschermde B2B-shop aan zodat het publiek je prijzen nooit ziet.
In Odoo stel je de shop zo in dat prijzen en bestellen alleen zichtbaar zijn voor ingelogde klanten, en het publiek ziet producten zonder prijzen (of helemaal niets). Dit is standaard: de eCommerce-toegangsinstelling verbergt de shop voor het publiek, en een prijslijst van nul of een publieke prijslijst voor de anonieme bezoeker zorgt ervoor dat er geen echte prijs lekt. Je onderhandelde prijzen blijven tussen jou en elke klant.
Nodig klanten uit voor het portaal en koppel elke login aan zijn prijslijst.
Wanneer een klant inlogt, toont Odoo hem zijn eigen prijzen, omdat de prijslijst op zijn contact is ingesteld. Hij ziet zijn catalogus, zijn prijs, zijn voorraadbeschikbaarheid, en hij plaatst de order zelf. Geen vertegenwoordiger typt hem in.
Laat de portaalorder binnenkomen als een echte verkooporder, niet als een aparte inbox.
Dit is het hele punt. Een portaalorder in Odoo is een normale verkooporder in hetzelfde systeem dat je magazijn en finance al gebruiken. Hij stroomt door naar picking, levering en facturatie zonder opnieuw intypen. Er is geen tweede systeem om te verzoenen en geen kopieerstap die fout kan gaan.
Verplaats vertegenwoordigers naar de accounts en momenten die echt een mens nodig hebben.
Met herhaalorders in selfservice kan een vertegenwoordiger meer accounts dragen, tijd besteden aan de accounts met groeipotentieel, en stoppen met het knelpunt te zijn voor orders die hem niet nodig hadden. De balie stopt met één-op-één meeschalen met het klantenbestand. Zo laat je de groothandel groeien zonder de verkoopbalie te laten groeien.
Het stuk waar mensen over struikelen
Een paar dingen overkomen vrijwel iedereen
De prijslijsten zijn het project, niet het portaal. Een met login afgeschermde shop opzetten in Odoo gaat snel. Honderden klantspecifieke prijzen, staffelkortingen en uitzonderingen uit spreadsheets en hoofden in schone prijslijsten krijgen, dat is het echte werk. Als je prijzen vandaag inconsistent zijn, legt het portaal dat bloot. Begroot voor het opschonen van de prijzen, niet alleen voor het aanzetten van de shop.
B2B en B2C op één Odoo vragen om een bewust ontwerp. Als je zowel aan bedrijven verkoopt tegen onderhandelde, btw-exclusieve prijzen als aan consumenten tegen publieke, btw-inclusieve prijzen, dan is dat niet één shop met een schakelaar. Odoo kan beide, maar netjes is het meestal twee websites of een duidelijk gescheiden B2B-sectie, elk met eigen btw-weergave en toegangsregels. Beslis dit voordat je gaat bouwen, want het achteraf inbouwen is pijnlijk.
Prijzen verbergen voor het publiek is een echte instelling, maar controleer het van begin tot eind. Het mechanisme (eCommerce-toegang alleen voor ingelogde gebruikers, een publieke prijslijst die geen bruikbare prijs toont) werkt, maar een verkeerd geconfigureerde prijslijst of een open productpagina kan alsnog een getal lekken. Test het als anonieme bezoeker voordat je het portaal aankondigt, niet daarna.
Adoptie is het risico, niet de technologie. Klanten die altijd telefonisch bestellen, blijven bellen tenzij het portaal echt makkelijker voor ze is: hun prijzen, hun producten, hun bestelhistorie, snel. Als het portaal trager is dan hun vertegenwoordiger bellen, bellen ze hun vertegenwoordiger. Ontwerp het portaal rond de herhaalgewoonte van de klant, en laat vertegenwoordigers hun vaste accounts er actief naartoe brengen. Standaard Odoo levert je een heel bruikbaar portaal, en een handvol kleine toevoegingen maken het voor een groothandelinkoper echt beter dan bellen. Degene die we bij klanten blijven bouwen: een eerder-gekocht-filter zodat herbestellen begint vanuit hun eigen historie, een catalogus die per klant is uitgedund zodat elk account alleen ziet wat het mag kopen, en een verlanglijst die blijft staan in plaats van zichzelf te legen zodra items in de mand gaan. Klein werk, groot verschil in of klanten daadwerkelijk overstappen.
Voorraad en levertijden moeten online eerlijk zijn. Zodra een klant zelf bestelt, ziet hij zelf de beschikbaarheid. Als je voorraadcijfers of leverdata verkeerd zijn, dan zendt het portaal de fout uit in plaats van dat een vertegenwoordiger het stilletjes oplost. Een selfservicekanaal heeft eerst betrouwbare voorraaddata nodig.
Snelle checklist
- Je hebt benoemd welke klanten en ordertypes als eerste naar selfservice gaan (vaste herhaalaccounts).
- Klantprijzen staan in het systeem als prijslijsten per klant of groep, niet in spreadsheets of in iemands hoofd.
- De B2B-shop is afgeschermd met login; het publiek kan je onderhandelde prijzen niet zien (getest als anonieme bezoeker).
- Elke klantlogin is gekoppeld aan de juiste prijslijst, zodat ze bij het inloggen hun eigen prijs zien.
- Portaalorders komen binnen als echte verkooporders in hetzelfde systeem, en stromen door naar picking, levering en facturatie.
- B2B en B2C zijn bewust gescheiden (eigen btw-weergave en toegang) als je beide bedient.
- De voorraadniveaus en levertijden die online worden getoond, zijn betrouwbaar.
- Vertegenwoordigers hebben een plan om hun vaste accounts naar het portaal te brengen, niet alleen de mogelijkheid daartoe.
Wat hier echt schaalt
Lees het schaalprobleem als één vergelijking. Vandaag wordt het aantal orders per dag begrensd door vertegenwoordigers maal het aantal orders dat een vertegenwoordiger kan typen. Klanten toevoegen voegt typewerk toe, dus voeg je vertegenwoordigers toe, en de kosten stijgen mee met de omzet. Een B2B-portaal verbreekt die koppeling: herhaalorders plaatsen zichzelf, de grens op die orders is je magazijn- en financiële capaciteit, niet je typecapaciteit, en vertegenwoordigers komen vrij voor het werk dat accounts laat groeien. Je koopt geen webshop. Je haalt de voorspelbare helft van het werk van de balie zodat de balie de helft kan oppakken die een mens nodig heeft.
Dit blijft beheersbaar zolang het prijsmodel en het kanaalontwerp dicht bij de standaard blijven. Hoe meer maatwerk-prijslogica, gemengde B2B/B2C-regels en aangepast portaalgedrag je stapelt, hoe lastiger het is om het voorspelbaar te houden en hoe waarschijnlijker het breekt bij de volgende upgrade.
FAQ
Hoe zet ik een B2B-klantportaal op in Odoo?
Gebruik de Website/eCommerce-app met een met login afgeschermde shop en klantspecifieke prijslijsten. Stel de eCommerce-toegang zo in dat alleen ingelogde klanten prijzen zien en kunnen bestellen, wijs elke klant een prijslijst toe op zijn contact, en nodig ze uit voor het portaal. Wanneer ze inloggen, zien ze hun eigen prijzen en plaatsen ze hun eigen orders, die in Odoo binnenkomen als normale verkooporders.
Kan ik prijzen verbergen voor het publiek en ze alleen tonen aan ingelogde B2B-klanten in Odoo?
Ja. Stel de eCommerce-toegang zo in dat de shop alleen beschikbaar is voor ingelogde klanten, en geef anonieme bezoekers een publieke prijslijst of een prijslijst van nul die geen bruikbare prijs toont. Het publiek ziet dan producten zonder je onderhandelde prijzen, terwijl uitgenodigde klanten met een toegewezen prijslijst hun eigen prijzen in het portaal zien. Test het als anonieme bezoeker voordat je live gaat.
Hoe werken klantspecifieke prijslijsten in Odoo?
Een prijslijst bevat de prijzen en eventuele staffelkortingen voor een klant of klantgroep, en die prijslijst stel je in op het contact van de klant. Wanneer die klant bestelt, in het portaal, via een vertegenwoordiger, of waar dan ook, past Odoo zijn prijslijst toe, zodat hij altijd zijn afgesproken prijs krijgt zonder dat iemand iets hoeft op te zoeken.
Maken portaalorders echte verkooporders aan, of een aparte takenlijst?
Ze maken echte verkooporders aan in dezelfde Odoo. Een portaalorder is een normale verkooporder die zonder opnieuw intypen doorstroomt naar picking, levering en facturatie. Er is geen tweede systeem om te verzoenen.
Kan ik B2B en B2C op dezelfde Odoo draaien met verschillende prijzen en btw-weergave?
Ja, maar ontwerp het bewust. De nette manier is meestal twee websites of een duidelijk gescheiden B2B-sectie: de B2C-kant toont publieke, btw-inclusieve prijzen en staat gastcheckout toe, de B2B-kant vereist login en toont btw-exclusieve, klantspecifieke prijzen. Eén shop met een enkele schakelaar dekt beide niet goed, dus beslis het model voordat je gaat bouwen.