Kandidaten vallen niet meer stil zodra elke sollicitatie in één pipeline per vacature belandt, een automatische bevestiging krijgt, en door dezelfde fases beweegt met een naam bij elke stap. Odoo Recruitment doet dat allemaal standaard, inclusief de aanname met één klik naar een werknemersrecord.
Je hebt een vacature geplaatst, de cv's kwamen binnen, en drie weken later vind je een sterke kandidaat in je inbox die nooit antwoord heeft gekregen. Iemand was van plan haar te bellen. Iemand anders dacht dat de eerste dat al had gedaan. Tegen de tijd dat iemand opnieuw kijkt, heeft ze een andere baan aangenomen. Ondertussen kregen twee sollicitanten snel een interview omdat ze toevallig de juiste manager rechtstreeks mailden, en de rest is verspreid over een mailbox, een spreadsheet en een paar plakbriefjes. Je hebt geen tekort aan kandidaten. Je hebt een tekort aan een proces dat zegt wie eigenaar is van elke kandidaat en wat er daarna gebeurt.
Zo ziet werven zonder pipeline eruit. Sollicitaties komen via verschillende routes binnen, belanden op verschillende plekken, en wachten tot een mens aan ze denkt. Odoo Recruitment lost dat op met één plek per vacature waar elke sollicitant door dezelfde fases beweegt, een automatische bevestiging krijgt, zelf zijn interview kan boeken, en met één klik een werknemer wordt wanneer je hem aanneemt. Hier lees je hoe je de functies, de pipeline, de vacaturepagina, de interviews en de overdracht naar Employees opzet, waar mensen over struikelen, en wanneer het werven complex genoeg wordt om een partner in te schakelen.
Waarom kandidaten wegglippen
Niemand is eigenaar van de sollicitant, dus niemand verplaatst hem. Als een cv in een gedeelde inbox of een spreadsheet belandt, spreidt de verantwoordelijkheid zich over iedereen, wat betekent dat ze bij niemand terechtkomt. De kandidaat die een snel ja nodig heeft, zit naast degene die je toch nooit ging aannemen, en beiden wachten op dezelfde drukke manager om te kijken.
Er is geen gedeeld overzicht van waar iedereen staat. De ene sollicitant heeft twee interviews gehad, de andere heeft niets gehoord, een derde is afgewezen maar nooit ingelicht. Zonder één bord per vacature leeft elke status in iemands hoofd of in een of andere thread, en op het moment dat die persoon weg is, loopt het werven vast.
Het diepere probleem is dat de stappen tussen "gesolliciteerd" en "aangenomen" allemaal handmatig zijn: bevestigen, sorteren, inplannen, afwijzen, en uiteindelijk de gegevens van de aanname opnieuw intypen in je HR-systeem. Elke handmatige stap is een plek om iemand te vergeten. De oplossing is om elke vacature één pipeline te geven die de routering, de herinneringen en de overdracht voor je doet, zodat de mens tijd besteedt aan het beoordelen van mensen, niet aan het najagen van papierwerk.
De oplossing, in stappen
Zet de functie, de pipeline, de vacaturepagina, de interviews en de aanname in die volgorde op. Elke stap bouwt voort op de vorige.
Maak een functie aan voor elke rol waarvoor je werft
In Odoo is een functie de container voor één vacature: de omschrijving, de recruiter, het doelaantal aannames, en de eigen pipeline van sollicitanten. Ga naar Recruitment > New (of Configuration > Job Positions) en maak er één aan per rol waarvoor je echt werft, niet één per afdeling. Vul de titel, de afdeling, de recruiter en het aantal Expected New Employees in, zodat het systeem weet wanneer de rol vervuld is. Elke functiekaart toont een smartknop New Applications die je rechtstreeks naar het bord van die vacature brengt, dus de functies eerst goed neerzetten betekent dat elke sollicitant vanaf het begin op de juiste plek belandt.
Stel de pipeline-fases één keer in, voor alle functies
Odoo wordt geleverd met een standaardpipeline die bij de meeste bedrijven past: New (waar elke verse sollicitatie belandt), Initial Qualification, First Interview, Second Interview, Contract Proposal, en Contract Signed (standaard ingeklapt, omdat het het einde van de rit is). Open de Kanban-weergave van een vacature om de fases als kolommen te zien, met sollicitanten als kaarten die je van links naar rechts sleept.
Bewerk de fases vanuit het bord: hernoem ze zodat ze aansluiten op hoe je echt werft, voeg een "Phone screen"-kolom toe als je die gebruikt, verwijder er een die je nooit aanraakt. Standaard geldt een fase voor elke functie, wat ervoor zorgt dat je hele bedrijf op dezelfde manier werft. Je kunt een fase tot specifieke functies beperken als één rol echt een extra stap nodig heeft, maar bedwing die neiging: één gedeelde pipeline is veel makkelijker in één oogopslag te lezen dan tien iets verschillende.
Publiceer de vacature op de vacaturepagina van je website
Als je de Website-module hebt, kun je met één klik een vacature op je carrièrepagina zetten. Gebruik op de functie de Publish-knop (of open de pagina en zet hem op gepubliceerd) en de rol verschijnt op je openbare vacaturepagina met een sollicitatieformulier. Het gaat om wat er daarna gebeurt: een sollicitatie via dat formulier belandt rechtstreeks in de New-kolom van de pipeline van precies die vacature, met de naam, e-mail, cv en antwoorden al ingevuld. Geen kopieer-plakwerk uit een mailbox, geen aparte intake. De website is hier geen brochure, maar de voordeur van de pipeline.
Sollicitaties bevestigen en interviews automatisch inplannen
Een kandidaat die niets hoort, gaat ervan uit dat hij afvalt. Je kunt een e-mailsjabloon aan een fase koppelen, zodat Odoo op het moment dat de kaart van een sollicitant erin komt, een vast bericht stuurt. Gebruik dit voor de basis: een bevestiging als een sollicitatie binnenkomt in New, en het sjabloon Recruitment: Schedule Interview als je iemand naar de interviewfase verplaatst. Dat sjabloon bevat een link naar de agenda van het recruitmentteam, zodat de kandidaat zelf een tijdslot kiest en de afspraak in je agenda belandt zonder het heen-en-weer van "komt dinsdag jou uit". Stel de paar sjablonen in die ertoe doen, laat de rest handmatig, en elke sollicitant krijgt een tijdig, consistent antwoord zonder dat iemand eraan hoeft te denken het te versturen.
Maak met één klik een werknemer van de aanname
Als je je persoon hebt, typ dan niets opnieuw. Open zijn sollicitantenkaart en klik op Create Employee. Odoo kopieert de naam, contactgegevens en wat het al weet rechtstreeks naar een nieuw record in de Employees-app, koppelt het terug aan de sollicitatie, en geeft je het startpunt voor het contract, de onboarding en de rest van HR. De recruitment-pipeline en je werknemersrecords blijven verbonden, zodat de persoon die je hebt aangenomen hetzelfde record is dat je vanaf dag één beheert, niet een verse rij die je met de hand hebt ingetypt.
Het stuk waar mensen over struikelen
Een paar dingen overkomen vrijwel iedereen
Een paar dingen overkomen vrijwel iedereen.
Een fase zonder e-mailsjabloon stuurt niets. Een kaart naar "First Interview" verplaatsen vertelt de kandidaat op zichzelf niets. Als je verwacht dat sollicitanten een melding krijgen, moet je het sjabloon aan de fase koppelen. Bepaal welke fases automatisch een mail sturen en welke je handmatig afhandelt, en controleer dan of de sjablonen ook echt gekoppeld zijn, anders denk je dat mensen warm worden gehouden terwijl ze in stilte zitten.
De zelfplanlink heeft een agenda nodig om op terug te vallen. Het sjabloon Schedule Interview biedt de kandidaat een tijdslot aan, maar het kan alleen tijden tonen die de recruiter of interviewers vrij hebben. Als de werktijden en agenda's niet zijn ingesteld, of de interviewers niet bij de afspraak staan, ziet de kandidaat ofwel niets bruikbaars ofwel boekt hij een tijd waarop niemand beschikbaar is. Stel de agenda's in voordat je op zelfplannen vertrouwt.
"Weigeren" is niet hetzelfde als verwijderen, en het hoort niet stilletjes te gebeuren. Odoo laat je een sollicitant weigeren met een reden, waarmee je een nette afwijzing kunt sturen. Als je kaarten gewoon wegsleept of verwijdert, horen kandidaten nooit iets terug en kloppen je cijfers niet. Gebruik de weiger-actie met een reden, zodat afwijzingen worden bijgehouden en de persoon ook echt antwoord krijgt.
Een gepubliceerde vacature die je vergeten bent, blijft sollicitanten verzamelen. Zodra een rol op de website staat, blijft het formulier open en blijven sollicitaties binnenkomen in New, zelfs nadat je iemand hebt aangenomen. Zet de functie op vervuld, of haal hem offline, als je klaar bent, zodat je mensen niet negeert die op een gesloten rol hebben gesolliciteerd.
Create Employee kopieert wat er is, niet wat je nooit hebt ingevuld. De overdracht naar Employees is alleen zo compleet als de sollicitantenkaart. Als de helft van de gegevens van de kandidaat in een e-mailthread staat en nooit op de kaart is beland, verschijnen ze ook niet op het werknemersrecord. Zorg dat de belangrijkste velden op de kaart staan voordat je klikt, zodat de werknemer met echte gegevens begint, niet met lege velden.
Als werven niet je dagelijkse werk is, verbergt de pipeline dingen. Een recruitmentbord dat je alleen opent als je eraan denkt, is waar sollicitaties stilletjes verouderen, want op dagen dat niemand solliciteert trekt niets je ernaartoe. Onze eigen oplossing is een geplande AI-assistent: elke ochtend controleert hij de pipeline en rapporteert nieuwe sollicitaties en vastgelopen kandidaten in de chat, zodat het systeem naar jou komt in plaats van te wachten tot het wordt geopend. Voor een bedrijf dat twee keer per jaar werft, doet dat ene geplande duwtje meer voor de reactietijd dan welk fase-ontwerp dan ook.
Snelle checklist
- Je hebt één functie per rol waarvoor je werft, elk met een recruiter en een aantal verwachte aannames.
- Elke vacature gebruikt dezelfde gedeelde pipeline, die je één keer aanpast aan de manier waarop jij werft.
- Openstaande vacatures worden gepubliceerd op de vacaturepagina van de website, en het sollicitatieformulier voedt de kolom New rechtstreeks.
- Aan de fases waar kandidaten iets moeten horen, is een e-mailsjabloon gekoppeld, inclusief het sjabloon Schedule Interview.
- De agenda's van recruiter en interviewer zijn ingesteld, zodat de zelfplanlink echte, vrije tijdslots aanbiedt.
- Afwijzingen lopen via de weiger-actie met een reden, zodat geen kandidaat stilletjes wordt afgeschreven.
- Vervulde of gesloten functies worden als vervuld of niet-gepubliceerd gemarkeerd, zodat het formulier geen sollicitanten meer verzamelt.
- Je neemt iemand aan door op Create Employee te klikken op de sollicitantenkaart, niet door alles opnieuw in te typen in Employees.
FAQ
Hoe werkt de recruitment-pipeline in Odoo?
Elke functie heeft zijn eigen pipeline, getoond als een Kanban-bord met fases als kolommen: New, Initial Qualification, First Interview, Second Interview, Contract Proposal en Contract Signed standaard. Elke sollicitant is een kaart die je van links naar rechts verplaatst naarmate hij vordert. Sollicitaties via de vacaturepagina van je website belanden automatisch in de New-kolom van de juiste vacature, en je kunt een e-mailsjabloon aan een fase koppelen zodat de kandidaat een melding krijgt op het moment dat zijn kaart erin komt.
Hoe plaats ik een vacature op mijn website met Odoo?
Als je de Website-module hebt, open je de functie en publiceer je hem, en de vacature verschijnt met één klik op je openbare carrièrepagina met een sollicitatieformulier. Sollicitaties via dat formulier gaan rechtstreeks naar de New-fase van de pipeline van die vacature, met de naam, e-mail en cv van de kandidaat al ingevuld, zodat er geen aparte intake of kopieer-plakwerk uit een mailbox nodig is.
Hoe plannen kandidaten in Odoo zelf hun interview in?
Koppel het e-mailsjabloon Recruitment: Schedule Interview aan je interviewfase. Als je een sollicitant naar die fase verplaatst, mailt Odoo hem een link naar de agenda van het recruitmentteam, en de kandidaat kiest zelf een vrij tijdslot. De afspraak belandt vervolgens in je agenda. Hiervoor moeten de agenda's en werktijden van recruiter en interviewer zijn ingesteld, want de link kan alleen tijden aanbieden die ze ook echt vrij hebben.
Hoe maak ik in Odoo van een kandidaat een werknemer?
Open de kaart van de sollicitant en klik op Create Employee. Odoo kopieert de naam, contactgegevens en bekende informatie naar een nieuw record in de Employees-app en koppelt het terug aan de sollicitatie, zodat je niets opnieuw hoeft in te typen. Vanaf daar ga je verder met het contract, de onboarding en de rest van HR op hetzelfde record, wat recruitment en je werknemersgegevens verbonden houdt.