Field-klussen stoppen met het lekken van uren en onderdelen wanneer de taak de enige plek is waar alles belandt: de planning, de timer, het werkblad, de onderdelen uit de bus, de handtekening, en de factuur die er rechtstreeks uit wordt opgebouwd.
Een monteur rondt een klus af op een klantlocatie, laadt de bus in en rijdt naar de volgende. Er zijn drie uur besteed, twee onderdelen kwamen uit de bus, en de klant tekende tevreden af. Een week later gaat de factuur eruit. Er worden twee uur gefactureerd, geen drie, omdat het extra uur op de achterkant van een werkblad was gekrabbeld dat niemand heeft uitgetypt. Er wordt één onderdeel gefactureerd, geen twee, omdat het tweede uit de bus werd gepakt en nooit is geboekt. De klus zag er winstgevend uit op de planning en verloor geld op de factuur, en niemand merkte het tot de voorraadtelling in het magazijn aan het eind van de maand een tekort liet zien.
Dit is het alledaagse lek in field service-werk, en het heeft niets met slechte monteurs te maken. Het is de kloof tussen waar het werk gebeurt (een klantlocatie, vaak zonder bureau en met een telefoon die amper bereik heeft) en waar de factuur wordt gemaakt (het kantoor, dagen later, vanuit geheugen en papier). Odoo dicht die kloof door de field service-taak de plek te maken waar alles belandt: de monteur plant erop in, boekt er tijd op met een timer, vinkt er een werkblad op af, voegt er de gebruikte onderdelen aan toe, krijgt er een handtekening op, en de factuur wordt er rechtstreeks uit opgebouwd. De uren en onderdelen die echt zijn besteed, zijn de uren en onderdelen die worden gefactureerd. Zo richt je het in, zo loopt de mobiele flow op locatie, en zo zien de onderdelen ervan eruit die je stilletjes geld kosten.
Waarom field-klussen tijd en onderdelen lekken
De kloof tussen het werk en de factuur is bij field service groter dan bij kantoorwerk, om redenen die in de klus zelf ingebakken zitten.
Het werk gebeurt buiten het systeem. De monteur is op een klantlocatie, niet aan een bureau. Als de enige manier om een uur of een onderdeel vast te leggen is om het op papier te schrijven en later in te typen, verdwijnen de kleine dingen: het extra kwartier, het tweede kabelbindertje, het onderdeel dat zonder notitie is vervangen. Tegen de tijd dat iemand een toetsenbord bereikt, is de registratie al te kort.
Onderdelen verdwijnen spoorloos uit de bus. Een monteur heeft voorraad in de bus en gebruikt wat de klus nodig heeft. Als dat gebruik niet op de klus wordt geboekt, gaan er twee dingen tegelijk mis: de klant wordt niet voor het onderdeel gefactureerd, en de busvoorraad klopt niet meer met wat Odoo denkt dat er ligt. Het lek raakt omzet en voorraad in dezelfde beweging.
De planning zit in iemands hoofd of op een whiteboard. Wie gaat waarheen, wanneer, met welke vaardigheden, wordt vaak in een spreadsheet of op een bord gepland door de planner. De monteur hoort het telefonisch. Er is geen link tussen die planning en de klusregistratie, dus de geplande tijd en de echte tijd worden nooit vergeleken, en een monteur die dubbel geboekt is of twee keer door de stad wordt gestuurd, is onzichtbaar tot de dag in elkaar stort.
De factuur wordt opnieuw opgebouwd vanaf papier, door iemand anders. De monteur doet het werk; het kantoor factureert het, op basis van werkbladen en onderbuikgevoel, dagen later. Alles wat onduidelijk is, wordt geschrapt om een discussie met de klant te vermijden. Zo worden de grijze uren en de niet-getelde onderdelen stilletjes gratis, bij elke klus.
Wat het je kost
De marge op field service is sowieso dun, dus elk niet-gefactureerd uur en niet-bijgehouden onderdeel gaat er direct vanaf.
Je geeft arbeid en onderdelen weg waar je al voor hebt betaald. Het uur dat de factuur niet haalde, is een uur salaris en een bus die je hebt getankt. Het onderdeel dat niet is geboekt, is voorraad die je hebt gekocht. Beide zijn pure marge, weg, met niets om de klap te verzachten.
Je busvoorraad gaat afwijken. Als onderdelen de bus verlaten zonder op een klus te worden geregistreerd, klopt de aanwezige voorraad in Odoo niet, waardoor bestelpunten te laat of helemaal niet afgaan, en een monteur bij een klus aankomt zonder het onderdeel omdat het systeem dacht dat het nog in de bus zat.
Je kunt een winstgevend klustype niet onderscheiden van een verliesgevend. Als geplande tijd nooit met echte tijd wordt vergeleken, weet je niet welke klussen uitlopen en welke korter duren. Je blijft de verliesgevers tegen dezelfde prijs offreren en verliest steeds opnieuw hetzelfde geld.
De oplossing, in genummerde stappen
Je draait een field service-klus van begin tot eind in Odoo door de Field Service-app aan te zetten, de taak in te plannen bij een monteur, ze de klus vanaf hun telefoon te laten draaien (timer, werkblad, onderdelen, handtekening), en de taak rechtstreeks te factureren. De stappen bouwen op elkaar voort.
Zet Field Service aan en de functies die de klus nodig heeft.
Installeer de Field Service-app. Schakel in Field Service ‣ Configuratie ‣ Instellingen de functies in die je gebruikt: Werkbladen (zodat monteurs op locatie een gestructureerd rapport invullen), Tijdfacturatie en Productfacturatie (zodat geboekte tijd en gebruikte onderdelen een factuur voeden), en handtekening als je wilt dat de klant aftekent. Field Service-taken zijn onder de motorkap projecttaken, dus Project en Urenstaten komen mee.
Maak de taak aan en plan hem in bij een monteur.
Maak een field service-taak voor de klus, stel de klant in, en wijs hem toe aan een monteur met een Geplande datum. Plan vanuit de weergave die past: de Gantt-weergave om klussen op de dag van een monteur te slepen en te zien wie over- of onderbezet is, of de Kaartweergave, die je taken sorteert op Geplande datum en de route van de ene locatie naar de volgende toont zodat een monteur niet heen en weer door de stad wordt gestuurd. Een klus herplannen is slepen en neerzetten, geen telefoontje.
Draai de klus vanaf de telefoon: start de timer.
Op locatie opent de monteur de taak op de telefoon en klikt op Start om de ingebouwde timer te laten lopen terwijl ze werken, en daarna op Stop als de klus klaar is om de bestede tijd te bevestigen en een notitie toe te voegen. De tijd wordt automatisch op de taak geboekt, zodat het uur wordt vastgelegd op het moment dat eraan wordt gewerkt, niet dagen later gereconstrueerd. Geen timergedoe nodig: het is één tik aan het begin en één aan het eind.
Vul het werkblad in en voeg de gebruikte onderdelen toe.
De monteur opent het Werkblad (een slimme knop op de taak) en vult het rapport in dat je hebt ontworpen: metingen, checks, foto's, wat de klus ook nodig heeft. Daarna voegen ze de gebruikte producten toe uit de catalogus, rechtstreeks uit de bus. Een onderdeel hier boeken doet twee dingen tegelijk: het verlaagt de busvoorraad in Odoo zodat de inventaris klopt, en het voegt het onderdeel toe aan de uiteindelijke factuur. Lot- of serienummergetrackte onderdelen kunnen worden gescand, zodat de traceerbaarheid intact blijft zonder extra typewerk.
Laat de klant op locatie tekenen.
Als het werk klaar is, laat de monteur de klant het werkblad tekenen op de telefoon of tablet. De handtekening wordt op de taak en op het werkbladrapport opgeslagen, zodat er een duidelijke, gedateerde registratie is dat de klant het werk heeft geaccepteerd voordat er iets wordt gefactureerd. Dit is het moment dat "daar heb ik nooit mee ingestemd"-discussies later voorkomt.
Factureer de taak rechtstreeks.
Terug is de klus klaar om te factureren. Maak vanuit de taak de factuur aan: Odoo haalt de tijd erbij die met de timer is geboekt en de producten die op het werkblad zijn toegevoegd, geprijsd op basis van het serviceproduct en de onderdeelprijzen, zodat de factuur de echt bestede uren en onderdelen weergeeft. Controleer hem, boek hem, verstuur hem. De klus die begon als een geplande taak eindigt als een factuur die vanuit dezelfde registratie is opgebouwd, zonder overtypen ertussen.
Het stuk waar mensen over struikelen
Een paar dingen overkomen vrijwel iedereen
Een paar dingen verrassen vrijwel iedereen die voor het eerst field service inricht.
Het serviceproduct en zijn facturatiebeleid bepalen of tijd in geld wordt omgezet. Een field service-taak factureert tijd alleen automatisch als er een serviceproduct achter zit dat is ingesteld om te factureren op de geboekte tijd, op dezelfde manier als urenstaatfacturatie werkt. Laat het product op "bestelde hoeveelheden" staan of vergeet er een te koppelen, en de timer loopt, de uren worden geboekt, en de factuur toont nog steeds niets. Krijg dit veld eerst goed; alles stroomafwaarts hangt ervan af.
Onderdelen werken alleen de voorraad en de factuur bij als ze op het werkblad worden geboekt, niet als ze buiten de boeken om worden gebruikt. Het hele punt van producten op de taak toevoegen is dat het de inventaris en de factuur in één beweging raakt. Een onderdeel dat uit de bus wordt gepakt en zonder boeking wordt gebruikt, is voor beide onzichtbaar: de klant wordt niet gefactureerd en de voorraadtelling klopt niet. De discipline is om het onderdeel op de telefoon toe te voegen voordat het erin gaat, niet om het later te onthouden.
Een werkbladsjabloon dat te veel vraagt, wordt slecht ingevuld. Als het werkblad dertig velden heeft en een monteur staat in de regen, tikken ze er doorheen om er vanaf te zijn, en is het rapport waardeloos. Ontwerp het sjabloon voor de klus: de paar metingen en checks die echt belangrijk zijn, de foto's die je nodig hebt, en de handtekening. Een kort werkblad dat eerlijk wordt ingevuld is beter dan een lang werkblad dat wordt gefaket.
Busvoorraad is een eigen magazijn, en de meeste mensen vergeten het in te richten. Als je wilt dat de aanwezige voorraad klopt, heeft elke bus of monteur een eigen voorraadlocatie nodig, aangevuld vanuit het hoofdmagazijn, zodat onderdelen die op een klus worden gebruikt de juiste bus afhalen en niet een of andere abstracte stapel. Sla dit over en de voorraadkant van field service vertelt je niets bruikbaars, ook al werkt de facturatiekant.
Dit is standaard Odoo, en de winst zit in het volledig draaien ervan. Field Service, met Project, Urenstaten, Inventory en Sales erachter, is allemaal standaard. Het verdient zichzelf terug wanneer elke klus een geplande taak is, elk uur door de timer loopt, elk onderdeel op het werkblad wordt geboekt, en de factuur vanuit de taak wordt opgebouwd en niet vanaf papier. Een half-aangesloten inrichting, waarbij sommige klussen worden bijgehouden en sommige er buitenom worden gedaan, geeft je een vals gevoel dat het werk gedekt is terwijl de lekken eronder gewoon doorgaan.
Snelle checklist
- De Field Service-app staat aan, met Werkbladen, Tijdfacturatie, Productfacturatie en handtekening ingeschakeld voor de klussen die dat nodig hebben.
- Elke factureerbare klus loopt als een Field Service-taak met een klant en een serviceproduct dat is ingesteld om te factureren op geboekte tijd.
- Monteurs worden ingepland in de Gantt- of Kaartweergave, zodat dubbelboekingen en heen-en-weer rijden zichtbaar zijn voordat de dag begint.
- Op locatie gebruikt de monteur de ingebouwde timer (Start en Stop), zodat het uur wordt vastgelegd terwijl er aan gewerkt wordt.
- Gebruikte onderdelen worden op het werkblad toegevoegd vanuit de catalogus, zodat de busvoorraad afneemt en het onderdeel in één beweging op de factuur belandt.
- De klant tekent het werkblad af voordat er wordt gefactureerd, en de factuur wordt vanuit de taak aangemaakt met de tijd en onderdelen automatisch erbij.
FAQ
Hoe factureer ik een field service-klus in Odoo?
Draai de klus als een field service-taak die gekoppeld is aan een klant en een serviceproduct dat is ingesteld om te factureren op geboekte tijd. De monteur boekt uren met de ingebouwde timer van de taak en voegt de gebruikte producten toe op het werkblad. Als het werk klaar is, maak je de factuur aan vanuit de taak: Odoo haalt de geboekte tijd en de gebruikte producten er automatisch bij en prijst ze, zodat de factuur de werkelijk bestede uren en onderdelen weergeeft. Controleer en boek hem.
Hoe werkt de mobiele flow van Odoo Field Service op locatie?
Op de taak klikt de monteur op Start om de ingebouwde timer te laten lopen tijdens het werk en op Stop als het klaar is om de tijd te bevestigen en een notitie toe te voegen. Ze openen de slimme knop Werkblad om het gestructureerde rapport in te vullen, voegen de gebruikte producten toe uit de catalogus, en laten de klant aftekenen op de telefoon of tablet. De tijd wordt op de taak geboekt, de onderdelen halen af van de busvoorraad en voeden de factuur, en de handtekening wordt op het werkblad opgeslagen, allemaal vanuit één scherm.
Hoe houd ik bij welke producten op een field service-klus zijn gebruikt?
Voeg op de field service-taak de gebruikte producten toe uit de productcatalogus (via het werkblad als Productfacturatie aanstaat). Een onderdeel daar boeken verlaagt de voorraad op de buslocatie van de monteur en voegt het onderdeel in één stap toe aan de factuur. Lot- of serienummergetrackte onderdelen kunnen worden gescand zodat de traceerbaarheid intact blijft. Om de voorraadkant kloppend te houden, richt je elke bus in als zijn eigen voorraadlocatie, aangevuld vanuit het hoofdmagazijn.
Hoe plan ik field service-taken in bij monteurs in Odoo?
Wijs elke taak toe aan een monteur met een Geplande datum, en plan daarna vanuit de Gantt-weergave of de Kaartweergave. In de Gantt-weergave kun je klussen op de dag van een monteur slepen en zien wie over- of onderbezet is, en herplannen is slepen en neerzetten. De Kaartweergave sorteert taken op hun Geplande datum en toont de route van de ene locatie naar de volgende, zodat een monteur niet heen en weer door de stad wordt gestuurd.
Waarom loopt de timer maar verschijnt er niets op de factuur?
De gebruikelijke oorzaak is dat het serviceproduct achter de taak niet is ingesteld om te factureren op de geboekte tijd (of dat er helemaal geen serviceproduct is gekoppeld), waardoor de uren wel op de taak worden geboekt maar nooit een factureerbare regel worden. Field service-tijd factureert op dezelfde manier als urenstaatfacturatie: het heeft een serviceproduct met het juiste facturatiebeleid nodig. Controleer dat eerst, controleer dan of de taak aan een klant is gekoppeld en of Tijdfacturatie aanstaat in de Field Service-instellingen.