Je factureert elk gewerkt uur door de kloof tussen het werk en de factuur te dichten: een serviceproduct dat op urenstaten factureert, uren die op de taak worden geboekt terwijl ze gebeuren, en de factuur die wordt opgemaakt uit geleverde uren op de order. Niets leunt nog op het geheugen van vrijdagmiddag.
Je rondt een klantproject af, opent de cijfers, en de marge is dunner dan de offerte zei dat hij moest zijn. Het werk is geleverd, de klant is blij, maar ergens tussen de kickoff en de factuur is een stuk uren verdwenen. Het extra gesprek op dinsdag dat uitliep. De "snelle" wijziging die iemand op donderdag deed en nooit opschreef. De twee dagen die een senior besteedde aan het deblokkeren van een junior. Niets ervan haalde de factuur, omdat niets ervan een urenstaat haalde, of dat wel maar niemand het koppelde aan iets dat je kon factureren. Het project was winstgevend op papier en break-even op de bank.
Dit is veruit de meest voorkomende manier waarop dienstverlenende bedrijven geld lekken, en het gaat zelden over luie mensen. Het gaat over een kloof tussen waar het werk wordt gedaan en waar de factuur wordt gemaakt. Uren zitten in hoofden, in agenda's, in een spreadsheet die op vrijdag uit het geheugen wordt ingevuld. De factuur wordt apart gemaakt, door iemand die gokt wat er waarschijnlijk is gedaan. Odoo dicht de kloof door de urenstaat de bron van de factuur te maken: mensen boeken uren op een taak, de taak hangt aan een verkooporderregel, en de factuur factureert precies de uren die als factureerbaar zijn geboekt. Zo stel je dat in, zo houd je factureerbaar en niet-factureerbaar uit elkaar, zo factureer je nacalculatie rechtstreeks vanuit urenstaten, en zo zijn de lekken die je het meeste kosten.
Waarom de uren en de factuur uit elkaar lopen
De kloof tussen het gedane werk en het gefactureerde geld is structureel, geen kwestie van discipline. Een paar dingen trekken ze uit elkaar.
Uren worden te laat of uit het geheugen geboekt. Als de urenstaat een vrijdagmiddagklus is die uit een agenda wordt ingevuld, verdwijnen de kleine dingen. Het kwartier hier, het gesprek dat daar uitliep, het overdoen dat niemand wil toegeven. Mensen ronden naar beneden af, vergeten het, of slaan het in een drukke week helemaal over. Tegen de tijd dat de factuur de deur uitgaat, schiet het overzicht al tekort op wat er echt is gebeurd.
De factuur wordt gemaakt door een andere persoon vanuit een andere bron. Bij veel bedrijven zijn de mensen die het werk doen en de persoon die factureert niet dezelfde, en kijken ze niet naar dezelfde data. De facturatiemedewerker reconstrueert de maand uit aantekeningen en onderbuikgevoel. Zo weerspiegelt de factuur wat de facturatiemedewerker bij elkaar kon puzzelen, niet wat het team werkelijk heeft besteed, en het verschil valt altijd in het voordeel van de klant.
Niemand bepaalt vooraf wat factureerbaar is. Als het gesprek over de scope, de bugfix, het "nu je toch bezig bent"-gunstje niet als factureerbaar of niet-factureerbaar worden gemarkeerd op het moment zelf, dan wordt de beslissing onder druk genomen bij het factureren, en de veilige keuze is om alles wat een discussie kan opleveren weg te laten. Zo worden de grijze uren elke maand stilletjes gratis uren.
Er is geen koppeling tussen de uren en een order. Als urenstaten op de ene plek staan en offertes op de andere, zonder iets dat ze verbindt, kun je niet in één oogopslag zien wat factureerbaar is maar nog niet gefactureerd. De uren stapelen zich op, de factuur gaat de deur uit op een rond bedrag, en de resterende uren worden nooit verrekend omdat niets ze in de eerste plaats tegen een order bijhield.
Wat het je kost
Niet-gefactureerde uren zijn pure marge, dus het lek raakt de winstgevendheid direct, niet de omzet.
Je geeft je duurste tijd gratis weg. De uren die wegglippen zijn zelden de goedkope. Het zijn de senior die bijsprong, de extra revisieronde, de scope die uitdijde. Elk daarvan is tijd waarvoor je salaris betaalde en niets incasseerde, en het gaat rechtstreeks van de projectmarge af zonder iets om het te verzachten.
Je kunt een winstgevende klant niet onderscheiden van een verliesgevende. Als geboekte uren en gefactureerde uren nooit worden vergeleken, weet je eigenlijk niet welke projecten geld opleveren. De klant die makkelijk aanvoelt is misschien degene die stilletjes tien niet-gefactureerde uren per maand opeet. Zonder de vergelijking houd je die klant, herhaal je de offerte, en verlies je hetzelfde geld opnieuw.
Je offreert de volgende klus op de verkeerde cijfers. Als dit project eruitziet alsof het 80 uur kostte omdat dat is wat er werd gefactureerd, terwijl het echt 110 uur kostte, is je volgende offerte voor vergelijkbaar werk gebouwd op een leugen. Je zet de prijs te laag, wint de klus, en verliest opnieuw geld, in een lus die alleen de echte geboekte uren kunnen doorbreken.
Factureerbaar versus niet-factureerbaar, en waarom het vanaf dag één telt
Voordat je iets instelt, krijg één beslissing helder: elk uur is óf factureerbaar óf niet, en dat wordt bepaald wanneer het uur wordt geboekt, niet wanneer de factuur wordt gemaakt.
Een factureerbaar uur is tijd die je de klant in rekening brengt: het werk dat in scope zit, de afgesproken revisies, de meetings die je factureert. In Odoo is een urenstaatregel factureerbaar wanneer die op een taak staat die is gekoppeld aan een verkooporderregel die op urenstaten factureert. Boek hem daar, en hij stroomt automatisch door naar de factuur.
Een niet-factureerbaar uur is echt werk dat je ervoor kiest niet in rekening te brengen: interne coördinatie, een fix uit goodwill, tijd op een vaste-prijsdeel dat al gedekt is, een collega inwerken. Het is nog steeds de moeite waard om te boeken, want het vertelt je de werkelijke kosten van het project, ook al ziet de klant het nooit. In Odoo houd je het niet-factureerbaar door het te boeken op een taak of project dat niet aan een factureerbare orderregel is gekoppeld, zodat het meetelt voor de kosten en inspanning maar nooit op een factuur belandt.
De reden waarom dit vanaf dag één telt is simpel. Als je niet beslist terwijl het werk gebeurt, beslis je bij het factureren, en de weg van de minste weerstand bij het factureren is om de grijze uren weg te laten. Vooraf beslissen verandert "moeten we hiervoor iets rekenen?" van een maandelijkse discussie in een veld dat je één keer invult.
De oplossing, in genummerde stappen
Je koppelt urenstaten aan facturatie door het serviceproduct op urenstaten te laten factureren, de order het project en de taak te laten aanmaken, uren op die taak te boeken, en te factureren wat is geboekt. De stappen bouwen op elkaar voort.
Maak een serviceproduct dat factureert "Op basis van urenstaten".
Maak een product, zet de Productsoort op Service, en zet het Facturatiebeleid op Op basis van urenstaten. Dit is de schakelaar die uren aan geld koppelt. Met dit beleid factureert Odoo de hoeveelheid die daadwerkelijk als urenstaten is geleverd, niet de bestelde hoeveelheid. Zet de maateenheid op Uren en de verkoopprijs op je uurtarief, zodat één geboekt uur gelijkstaat aan één factureerbare regel tegen jouw tarief.
Laat de order automatisch het project en de taak aanmaken.
Zet bij hetzelfde serviceproduct Aanmaken bij order op Project & Taak (of Taak in een bestaand project). Nu maakt Odoo, wanneer je een verkooporder met dit product erop bevestigt, het project en de taak voor je aan en koppelt ze aan die orderregel. Deze koppeling is het hele mechanisme: elk uur dat op die taak wordt geboekt weet bij welke orderregel het hoort en tegen welk tarief het wordt gefactureerd.
Boek urenstaten op de taak terwijl het werk gebeurt.
Mensen die het werk doen openen de taak en voegen urenstaatregels toe in het tabblad Urenstaten: wie, hoe lang, waaraan. Hoe dichter dit op realtime is, hoe minder er lekt. Geboekte uren rollen op naar de taak, verschijnen op de verkooporder als Geleverde hoeveelheid, en verschijnen op de knop met geregistreerde uren van de order, zodat je factureerbare-maar-nog-niet-gefactureerde uren realtime tegen de order ziet oplopen.
Houd niet-factureerbaar werk weg van de factureerbare orderregel.
Voor de uren die je niet in rekening brengt, boek je ze ergens dat niet doorstroomt naar de factuur: een niet-factureerbare taak, een apart intern project, of een taak zonder factureerbare orderregel erachter. Ze tellen nog steeds mee voor de kosten van het project en het urenrapport, zodat je de werkelijke inspanning ziet, maar ze bereiken nooit de klantfactuur. Zo blijven factureerbaar en niet-factureerbaar uit elkaar zonder dat iemand later met de hand de factuur hoeft op te schonen.
Factureer de geleverde uren rechtstreeks vanaf de order.
Als het tijd is om te factureren, open je de verkooporder en klik je op Factuur aanmaken, en kies je daarna een gewone factuur. Odoo factureert de geleverde urenstaaturen tegen het tarief op de orderregel. Als je ook materialen of onkosten aan het project hebt toegevoegd, komen die op dezelfde factuur mee, zodat een nacalculatieklus arbeid en onderdelen samen factureert. Factureer zo vaak als je wilt: de volgende factuur pakt alleen de uren op die sinds de vorige zijn geboekt, zodat niets dubbel wordt gefactureerd en niets wordt vergeten. Een variant die we aanraden voor nieuwe of langzaam betalende klanten is het vooruitbetaalde urenblok. Verkoop het pakket vooraf op een beleid van bestelde hoeveelheden, factureer het voordat het werk begint, en boek de uren tegen de order tot het blok op is; het volgende blok wordt verkocht voordat het werk doorgaat. Je financiert nooit het project van een klant met je eigen uren, en het budgetgesprek vindt plaats op zijn natuurlijke moment, wanneer het blok leeg is.
Het stuk waar mensen over struikelen
Een paar dingen overkomen vrijwel iedereen
Een paar dingen verrassen bijna iedereen die voor het eerst urenstaten aan facturatie koppelt.
Het facturatiebeleid is het ding dat daadwerkelijk bepaalt wat er wordt gefactureerd. Als het serviceproduct op de standaard "Bestelde hoeveelheden" blijft staan, factureert Odoo de uren die je hebt geoffreerd, niet de uren die je hebt gewerkt, en worden je urenstaten decoratie. Het hele punt is Op basis van urenstaten, zodat de geleverde uren de factuur aansturen. Krijg je dit ene veld fout, dan is alles stroomafwaarts op het verkeerde getal gebouwd.
Uren die worden geboekt op een taak zonder orderregel erachter zijn onzichtbaar voor de facturatie. Mensen gaan ervan uit dat elk geboekt uur op de een of andere manier op een factuur belandt. Dat doet het niet. Alleen uren op een taak die aan een factureerbare orderregel is gekoppeld stromen door. Als iemand per ongeluk op een losse interne taak boekt, wordt die tijd stilletjes niet-factureerbaar. Bepaal waar elke taak hoort voordat de uren erop gaan.
Te laat geboekte urenstaten zijn het lek, niet de facturatie. De schoonste Odoo-inrichting ter wereld kan geen uur factureren dat niemand heeft geboekt. Als het team de week op vrijdag uit het geheugen invult, verlies je nog steeds de kleine dingen, alleen netter. De inrichting betaalt zich pas uit wanneer het boeken dicht op het werk gebeurt, idealiter dezelfde dag, aan de telefoon of in de taak.
Nacalculatie is niet hetzelfde als een vaste prijs, en ze vermengen doet stilletjes pijn. Als een deel van de klus vaste prijs is en een deel nacalculatie, houd ze dan op aparte orderregels met elk het juiste facturatiebeleid. Een vaste-prijsregel factureert het afgesproken bedrag ongeacht de uren; een nacalculatieregel factureert de geboekte uren. Zet vaste-prijswerk op een urenstaatregel en je factureert óf te veel óf je geeft uren weg, afhankelijk van welke kant de schatting op viel.
Dit is standaard Odoo, en de winst zit in de discipline eromheen. Project, Urenstaten en Sales met het urenstaat-facturatiebeleid zijn allemaal standaard. Ze verdienen zichzelf terug wanneer elke factureerbare klus via een aan een order gekoppelde taak loopt, niet-factureerbaar werk een duidelijke plek heeft, en mensen dicht op realtime boeken. Een half ingerichte opzet, waarbij sommige klussen gekoppeld zijn en sommige niet, geeft je een vals gevoel dat de uren gedekt zijn terwijl de lekken doorgaan.
Snelle checklist
- De serviceproducten die je per uur factureert hebben Productsoort Service en Facturatiebeleid op Op basis van urenstaten, met de eenheid in Uren en het tarief als verkoopprijs.
- Bij die producten staat Aanmaken bij order op Project & Taak, zodat het bevestigen van de order automatisch het gekoppelde project en de taak aanmaakt.
- Elk factureerbaar uur wordt geboekt op een taak die hangt aan een factureerbare verkooporderregel, dus het verschijnt als Geleverd op de order.
- Niet-factureerbaar werk heeft een duidelijke plek (een niet-factureerbare taak of intern project) zodat het meetelt voor de kosten maar nooit op de factuur belandt.
- Urenstaten worden geboekt dicht op het werk, niet op vrijdag gereconstrueerd, zodat de kleine uurtjes niet verdwijnen.
- Facturen worden vanaf de verkooporder aangemaakt met Factuur aanmaken, dus elke factuur factureert alleen de uren die sinds de vorige zijn geboekt, met materialen op dezelfde factuur.
FAQ
Hoe factureer ik urenstaten in Odoo?
Maak een serviceproduct, zet het Facturatiebeleid op "Op basis van urenstaten", en zet het op een verkooporder. Zet "Aanmaken bij order" van het product op Project & Taak zodat het bevestigen van de order een gekoppeld project en taak aanmaakt. Je team boekt uren op die taak in het tabblad Urenstaten; die uren verschijnen als de Geleverde hoeveelheid op de orderregel. Wanneer je wilt factureren, open je de verkooporder, klik je op Factuur aanmaken en kies je een gewone factuur, en factureert Odoo de geboekte uren tegen het tarief op de orderregel.
Wat is het verschil tussen "Op basis van urenstaten" en "Bestelde hoeveelheden" voor een service?
"Bestelde hoeveelheden" factureert de hoeveelheid die je op de offerte zet, ongeacht hoeveel uur er daadwerkelijk is gewerkt, wat past bij een vaste scope. "Op basis van urenstaten" factureert de uren die je team daadwerkelijk heeft geboekt op de gekoppelde taak, wat past bij werk op nacalculatie waarbij het uiteindelijke bedrag afhangt van de echte inspanning. Om de gewerkte uren te factureren moet het serviceproduct op Op basis van urenstaten staan, anders sturen je urenstaten de factuur niet aan.
Hoe houd ik factureerbare versus niet-factureerbare uren bij in Odoo?
Een uur is factureerbaar wanneer het wordt geboekt op een taak die gekoppeld is aan een verkooporderregel die op urenstaten factureert; het stroomt dan automatisch door naar de factuur. Een uur is niet-factureerbaar wanneer het wordt geboekt op een taak of project dat niet aan een factureerbare orderregel is gekoppeld; het telt mee voor de kosten van het project en het urenrapport maar bereikt nooit de klantfactuur. Bepaal waar elke taak hoort voordat je er tijd op boekt, zodat de splitsing wordt gemaakt terwijl het werk gebeurt in plaats van bij het factureren.
Kan ik tijd en materialen op dezelfde factuur factureren in Odoo?
Ja. Houd de arbeid op een serviceregel die op urenstaten factureert en voeg de materialen of onkosten toe aan hetzelfde project of dezelfde order. Wanneer je op de verkooporder op Factuur aanmaken klikt, factureert Odoo de geboekte uren en de materialen samen op één factuur, zodat een nacalculatieklus als één enkele factuur de deur uitgaat die zowel arbeid als onderdelen dekt.
Waarom verschijnen mijn geboekte uren niet op de factuur?
De meest voorkomende oorzaak is dat het serviceproduct nog op het standaard facturatiebeleid "Bestelde hoeveelheden" staat in plaats van "Op basis van urenstaten", zodat Odoo de geoffreerde hoeveelheid factureert en de uren negeert. De op één na meest voorkomende oorzaak zijn uren die worden geboekt op een taak die niet aan een factureerbare verkooporderregel is gekoppeld, waardoor ze standaard niet-factureerbaar worden. Controleer eerst het facturatiebeleid van het product, controleer daarna of de taak aan de juiste orderregel hangt.