Wanneer automatisch matchen niets doet, ligt de oorzaak bijna altijd in één van drie zaken: het afschrift is nooit schoon geïmporteerd, geen matchingregel dekt de regels, of de regels staan in de verkeerde volgorde. Elk daarvan is op te lossen, en deze gids loopt alle drie door.
Het is einde maand. Je opent bankafletteren in Odoo en verwacht dat de meeste regels zichzelf matchen tegen openstaande facturen. In plaats daarvan staar je naar een lange lijst transacties en wordt er bijna niets voorgesteld. Automatisch matchen zit daar niets te doen. Het beginsaldo op het afschrift is niet gelijk aan het saldo dat Odoo denkt dat de rekening heeft. Je begint regels met de hand te matchen, raakt de draad kwijt, en bij de derde koffie weet je niet meer zeker welke regels je al hebt gedaan.
We schrijven deze gids voor Odoo Enterprise, waar afletteren is ingebouwd in Boekhouding. Als je Community draait, wil je eerst de OCA-afletteringsmodule, en geldt dezelfde logica.
Dit is de meest voorkomende boekhoudkundige frictie in Odoo. De workflow is logisch zodra je hem doorziet, maar hij verbergt een paar valkuilen. Hier lees je hoe afletteren echt werkt, waarom automatisch matchen stil blijft, en hoe je de automatisering aanzet zonder de grip te verliezen.
Waarom het gebeurt
Bankafletteren in Odoo is het ene tegen het andere matchen. Aan de ene kant heb je bankafschriftregels (wat je bank zegt dat er is gebeurd). Aan de andere kant heb je openstaande boekingen in Odoo (onbetaalde klantfacturen, onbetaalde leveranciersfacturen, bestaande journaalposten). Afletteren koppelt een afschriftregel aan de juiste boeking, zodat de factuur als betaald wordt gemarkeerd en het saldo van je bankdagboek de werkelijkheid volgt.
Automatisch matchen "leest je gedachten" niet. Het draait afletteringsmodellen: een set regels die jij (of de lokalisatie) hebt geconfigureerd. Een model vuurt alleen af wanneer de afschriftregel aan elke voorwaarde in dat model voldoet. Als je nooit een model hebt opgezet, of de voorwaarden te eng zijn, of de regel niets heeft om tegen te matchen, stelt Odoo niets voor en doe je het met de hand. Dat is reden nummer één waarom automatisch matchen kapot lijkt: er is geen regel die past.
Beginsaldo's zijn een aparte valkuil. De eerste keer dat je een bankrekening aflettert, is het beginsaldo van Odoo voor dat dagboek nul (of wat je als beginsaldo hebt ingevoerd). Als dat niet gelijk is aan het beginsaldo op je eerste afschrift, ziet elke aflettering daarna er "scheef" uit, zelfs wanneer elke individuele match klopt.
De oplossing, in stappen
Krijg het afschrift in Odoo
Je hebt twee routes. Importeer een bestand, of maak het afschrift met de hand aan.
Importeren: ga naar Boekhouding > Dashboard, zoek je bankdagboekkaart, en gebruik de importoptie om een bestand van je bank te uploaden. Odoo leest CAMT (.xml), OFX, QIF en CSV. CAMT is het schoonst omdat het gestructureerde data meedraagt (tegenpartij, referentie) die de matchingregels kunnen gebruiken. CSV werkt, maar je mapt zelf de kolommen en je verliest een deel van die structuur.
Handmatig aanmaken: open het bankdagboek, maak een nieuw afschrift aan, en voeg regels toe met datum, omschrijving, relatie en bedrag. Gebruik dit voor een eenmalige situatie of een correctie, niet voor dagelijks volume.
Waarom het uitmaakt: de kwaliteit van wat je importeert bepaalt hoe goed automatisch matchen later werkt. Een CAMT-bestand met een duidelijke betalingsreferentie geeft de regels iets om vast te pakken. Een kale CSV met alleen een bedrag geeft ze bijna niets.
Open de aflettering en lees het scherm
Ga naar het bankdagboek en open de aflettering (in Enterprise is dit de knop Afletteren op de dagboekkaart). Elke afschriftregel verschijnt links. Rechts stelt Odoo een match voor: een openstaande factuur, een leveranciersfactuur, of een bestaande boeking waarvan het bedrag en de referentie kloppen. Een groen vinkje betekent dat Odoo zeker is. Geen suggestie betekent dat je zelf de tegenboeking kiest.
Voor elke regel accepteer je ofwel de suggestie, kies je een andere openstaande boeking, of boek je hem op een grootboekrekening (voor bankkosten, rente, een belastingafdracht). Valideer de regel en ga door naar de volgende.
Zet matchingregels op zodat automatisch matchen daadwerkelijk afvuurt
Dit is de stap die de meeste mensen overslaan, om vervolgens Odoo de schuld te geven. Ga naar Boekhouding > Configuratie > Banken > Afletteringsmodellen (Bankafletteren in sommige versies). Een afletteringsmodel definieert wat een regel moet matchen en wat ermee te doen.
Stel de matchvoorwaarden in:
- Bedrag: lager dan, hoger dan, of tussen een bereik.
- Omschrijving: bevat, bevat niet, of matcht een regex op de transactietekst.
- Relatie: beperk tot een specifieke relatie of relatiecategorie.
Een regel moet aan elke voorwaarde voldoen voordat het model van toepassing is. Twee handige patronen:
- Een "bestaande facturen matchen"-model dat een afschriftregel automatisch koppelt aan een openstaande factuur wanneer de referentie of het bedrag overeenkomt. Dit is wat automatisch matchen als magie laat aanvoelen.
- Een "afschrijvings"-model dat terugkerende regels (bankkosten, kosten van betaalproviders) rechtstreeks op een grootboekrekening boekt, zodat je ze nooit handmatig hoeft te matchen.
Als je alle voorwaarden leeg laat, is het model op elke regel van toepassing. Dat is zelden wat je wilt; het matcht vaak te veel.
Onze eigen gewoonte bij klanten is om de modellen in het begin alleen te laten voorstellen, terwijl een persoon elke regel valideert. Zodra de suggesties een paar weken op rij goed zijn geweest, zetten we voor die modellen automatisch valideren aan. Het automatiseren van een match die je nog niet hebt leren vertrouwen, automatiseert alleen de fouten sneller.
Let op de volgorde en de geplande run
Als meerdere modellen op één regel zouden kunnen matchen, past Odoo het eerste toe in de modelvolgorde. De volgorde van je modellen is dus belangrijk. Zet de specifieke boven de catch-all-modellen.
Automatisch afletteren draait op drie momenten: wanneer een afschriftregel wordt aangemaakt of geïmporteerd, tijdens bancaire synchronisatie, en één keer per dag via een geplande actie ("Probeer je afschriftregels automatisch af te letteren", zichtbaar onder Instellingen > Technisch > Geplande Acties in de ontwikkelaarsmodus). Als regels werden geïmporteerd voordat je model bestond, matchen ze niet met terugwerkende kracht tot die run, of tot je de aflettering opnieuw activeert.
Een verkeerde aflettering herstellen
Je hebt een regel aan de verkeerde factuur gematcht. Het gebeurt. Verwijder het afschrift niet; maak de boeking ongedaan met afletteren.
Open de afschriftregel (of de journaalpost die hij heeft aangemaakt) en gebruik de actie ongedaan afletteren. De koppeling wordt verwijderd, de factuur gaat terug naar onbetaald, en de afschriftregel keert terug naar "af te letteren". Match hem daarna correct. Als je alleen de relatie op een regel hoeft te herstellen zodat de regels hem de volgende keer oppikken, stel dan de relatie op de afschriftregel in en draai de aflettering opnieuw; forceer niet elke periode een handmatige match.
Het stuk waar mensen over struikelen
Een paar dingen overkomen vrijwel iedereen
Op Community 17 en 18 maakt het afletteringsscherm geen deel uit van het product. Wij doen ons werk op Enterprise, waar het is ingebouwd. Als je toch Community draait, herstelt de OCA-module account_reconcile_oca een afletteringsinterface, en geldt de rest van deze gids ongewijzigd.
Het beginsaldo komt niet overeen. Als het beginsaldo van je eerste afschrift afwijkt van het beginsaldo van het dagboek in Odoo, stel dan het beginsaldo op het bankdagboek correct in voordat je gaat afletteren. Anders erft elke periode het verschil. Los het begin op, niet het symptoom.
Automatisch matchen blijft stil omdat er geen modellen zijn. Een verse database, of een waarin de lokalisatie geen afletteringsmodellen heeft meegeleverd, heeft niets om af te vuren. Geen modellen betekent geen suggesties. Bouw minstens één "facturen matchen"-model en één "bankkosten afschrijven"-model.
De voorwaarden zijn te streng. Een model dat een exacte omschrijving én een exact bedrag eist, slaat bijna alles over. Versoepel de omschrijving naar "bevat" de referentie, of match op bedrag en relatie in plaats van de volledige tekst.
Geïmporteerd voordat het model bestond. Regels die je gisteren hebt geïmporteerd, matchen niet als bij toverslag tegen een model dat je vandaag aanmaakt, totdat de aflettering opnieuw draait. Heropen de aflettering of wacht op de dagelijkse geplande actie.
Snelle checklist
- Afschrift waar mogelijk geïmporteerd als CAMT (rijkere data dan CSV).
- Het beginsaldo van het bankdagboek komt overeen met het beginsaldo van het eerste afschrift.
- Er bestaat minstens één "facturen matchen"-afletteringsmodel.
- Minstens één "afschrijvings"-model voor terugkerende kosten.
- Specifieke modellen staan boven catch-all-modellen in de volgorde.
- Op Community 17/18: OCA
account_reconcile_ocageïnstalleerd. - Verkeerde matches herstel je met ongedaan afletteren, niet door het afschrift te verwijderen.
FAQ
Waarom werkt automatisch matchen niet in Odoo-bankafletteren?
Automatisch matchen leunt op afletteringsmodellen, en het vuurt alleen af wanneer een afschriftregel aan elke voorwaarde in een model voldoet. De gebruikelijke oorzaak is dat er geen model bestaat, de voorwaarden te streng zijn, of de regel werd geïmporteerd voordat het model werd aangemaakt. Bouw een "facturen matchen"-model met verstandige voorwaarden, controleer de modelvolgorde, en draai de aflettering opnieuw.
Heeft Odoo Community 17 of 18 bankafletteren?
Niet standaard. Odoo heeft de afletteringswidget in versies 17 en 18 uit de Community Edition verwijderd. Om via de interface af te letteren, installeer je de OCA-module account_reconcile_oca uit de account-reconcile-repository. Enterprise bevat afletteren nog steeds standaard.
Mijn beginsaldo komt niet overeen. Wat herstel ik?
Stel het beginsaldo van het bankdagboek gelijk aan het beginsaldo op je eerste geïmporteerde afschrift. Het verschil is bijna altijd een verkeerd beginsaldo op het dagboek, niet een verkeerde individuele match. Herstel het begin één keer en de volgende periodes lopen gelijk.
Hoe maak ik een verkeerde aflettering ongedaan in Odoo?
Open de afschriftregel of de bijbehorende journaalpost en gebruik de actie ongedaan afletteren. De factuur keert terug naar onbetaald en de regel gaat terug naar "af te letteren", zodat je hem correct kunt matchen. Verwijder niet het hele afschrift om één regel te herstellen.
Welke bestandsformaten kan Odoo importeren voor bankafschriften?
Odoo importeert CAMT (.xml), OFX, QIF en CSV. CAMT heeft de voorkeur omdat het gestructureerde velden meedraagt (tegenpartij, referentie) die matchingregels kunnen gebruiken, wat automatisch matchen beter laat werken dan een kale CSV.