Een betaalprovider zet je zonder verrassingen op als je het in deze volgorde doet: lees wat hij ondersteunt, voer de inloggegevens in, test in Testmodus, schakel alleen de methoden in die je wilt, en richt de boekhouding in vóór de eerste echte betaling, niet erna.
Je zet Stripe aan in Odoo, plakt je sleutels erin, en een testorder gaat in één keer goed. Twee dagen later betaalt een echte klant in je webshop, de order wordt bevestigd, en dan open je je boekhouding en staat de betaling op een rekening die je nog nooit hebt gezien, de bankuitbetaling komt niet overeen met een enkele factuur, en je boekhouder vraagt waarom de cijfers niet kloppen. Het afrekenen werkt. De boekhouding niet.
In dat gat gaat het bij de meeste betaalinstellingen mis. Een provider inschakelen is de makkelijke tien minuten. Het deel dat pijn doet is wat er gebeurt nadat de klant op betalen klikt: op welke rekening het geld landt, hoe de gecombineerde uitbetaling van de provider wordt afgeletterd tegen individuele facturen, of je stiekem nog in testmodus stond, en welke betaalmethoden je klanten in jouw land daadwerkelijk kunnen gebruiken. Zo zet je Stripe, Mollie of PayPal goed op in Odoo, test je het zonder je live boeken aan te raken, en zorg je dat elke betaalde order netjes wordt afgeletterd.
Waarom het afrekenen werkt maar de boekhouding niet
De grondoorzaak is dat "de klant heeft betaald" en "de betaling is correct geboekt" twee verschillende dingen zijn in Odoo, en de installatiewizard garandeert alleen het eerste.
Wanneer een betaalprovider een afschrijving bevestigt, laat Odoo het geld niet rechtstreeks op je bankrekening vallen. Het boekt de betaling eerst op een tussenrekening, een tussenrekening of vlottende-activarekening op een speciaal dagboek, omdat het geld echt is maar nog niet op je bank staat. Stripe, Mollie en PayPal houden de gelden vast en betalen je later uit, meestal in een batch die veel orders bundelt in één overschrijving, minus hun kosten. De betaling bestaat dus in je boekhouding op het moment dat de afschrijving is geauthenticeerd, maar de daadwerkelijke bankoverschrijving komt dagen later binnen als één bedrag. Afletteren is de stap die dat bedrag terugkoppelt aan de individuele betalingen.
Mensen slaan dit over omdat de afrekentest geslaagd is. De provider staat op groen, de order zegt betaald, dus gaan ze ervan uit dat de boekhouding ook klaar is. Dat is niet zo. Als je nooit de tussenrekening, het dagboek of hoe uitbetalingen worden afgeletterd hebt geconfigureerd, stroomt het geld binnen maar klopt het nooit, en kom je daar aan het einde van de maand achter wanneer niets in balans is.
Hoe je een provider opzet zodat hij end-to-end werkt
Vijf stappen, op volgorde. De volgorde is van belang: test voordat je publiceert, en bepaal de boekhouding voordat er echt geld stroomt.
Open de provider en lees wat hij ondersteunt.
Ga naar Boekhouding (of Website, of Verkoop) > Configuratie > Betaalproviders. Je ziet de providers die Odoo standaard meelevert, waaronder Stripe, Mollie, PayPal, Adyen en andere. Klik op degene die je wilt. Voordat je ook maar één sleutel invoert, controleer je of hij je land, je valuta en de betaalmethoden die je klanten verwachten dekt. Niet elke provider ondersteunt elke methode in elke markt, en je kunt een methode die een provider niet aanbiedt niet forceren. En ga er niet van uit dat de lijst die je ziet de hele markt is. De providers in de kern van Odoo leunen internationaal (Stripe, Mollie, PayPal, Adyen), en een lokale provider die niet in de kern zit, zoals Pay.nl in Nederland, kan ze verslaan op kosten, lokale betaalmethoden of uitbetalingssnelheid. Die komen als een connectormodule van de provider of een partner, dus weeg ze mee voordat je standaard kiest voor wat al op de lijst stond.
Voer de inloggegevens in op het tabblad Inloggegevens.
Elke provider heeft zijn eigen sleutels nodig uit je account bij die provider: Stripe wil zijn API-sleutels, Mollie wil zijn API-sleutel, PayPal wil zijn merchant-inloggegevens. Kopieer ze uit het dashboard van de provider. De meeste providers geven je twee sets: livesleutels en testsleutels (sandbox). Houd ze uit elkaar, want ze verwisselen is de allerbelangrijkste reden dat een installatie stilletjes faalt.
Stel de Status in, en begin in Testmodus.
Het veld Status op het providerformulier heeft drie standen: Uitgeschakeld, Testmodus en Ingeschakeld. Zet het eerst op Testmodus en voer de test- of sandbox-inloggegevens van de provider in. In testmodus laat Odoo de provider standaard ongepubliceerd, zodat klanten hem nooit zien, en kun je een neporder end-to-end uitvoeren zonder iemand iets in rekening te brengen. Schakel pas over naar Ingeschakeld, met de livesleutels, zodra de test slaagt.
Zet de betaalmethoden aan die je echt wilt.
Een provider is niet hetzelfde als een betaalmethode. Één provider ondersteunt een lijst met methoden (kaart, iDEAL, Bancontact, SEPA, enzovoort), en jij kiest welke je aanbiedt. Klik in het tabblad Configuratie op Betaalmethoden inschakelen en zet de gewenste aan. Een methode inschakelen die de provider of je land niet ondersteunt werkt niet, dus stem de methode af op de echte mogelijkheden van de provider. Als je wilt dat klanten hun kaart opslaan voor de volgende keer (handig voor abonnementen en sneller herhaald afrekenen), schakel hier dan ook Betaalmethoden opslaan toestaan in, maar alleen als de provider het ondersteunt.
Richt de boekhouding in voordat je live gaat.
Open de boekhoudinstellingen van de provider en bevestig twee dingen: het Betaaldagboek waarop de betalingen worden geboekt, en dat de boeking plaatsvindt bij betalingsvalidatie. De standaard van Odoo is om de betaling op een tussenrekening (vlottende activa) op een speciaal bankdagboek te boeken op het moment dat de provider de afschrijving bevestigt. Die tussenrekening wordt later leeggeboekt wanneer de uitbetaling van de provider op je echte bankrekening binnenkomt. Krijg dit nu goed, terwijl het niets kost, in plaats van geboekte posten later terug te moeten draaien.
Hoe een betaalde order wordt afgeletterd in je boekhouding
Dit is het deel dat de wizard je nooit laat zien, dus hier is het volledige pad van één betaalde order.
Een klant betaalt in je webshop. De provider authenticeert de afschrijving en geeft dit door aan Odoo. Odoo boekt een betaling tegen de factuur van de klant en zet deze op de tussenrekening (vlottende activa) van het betaaldagboek. De factuur is nu gemarkeerd als betaald, maar het geld staat nog niet op je bank, het zit bij Stripe, Mollie of PayPal.
Een paar dagen later betaalt de provider uit. Ze bundelen veel van je orders in één bankoverschrijving en trekken hun kosten af, dus het bedrag dat op je bank binnenkomt is één getal dat niet overeenkomt met een enkele factuur. Die overschrijving verschijnt op je bankafschrift (geïmporteerd in Odoo via je bankkoppeling). Vervolgens letter je af: in Boekhouding match je die ene bankregel tegen de batch openstaande betalingen die hij dekt, en boek je de kosten van de provider als kostenpost. Na het afletteren komt de tussenrekening voor die orders weer op nul, klopt het banksaldo, en is elke factuur te herleiden tot een echte bankmutatie.
De twee getallen die moeten overeenkomen zijn de som van de betalingen op de tussenrekening en de uitbetaling op je bankregel, waarbij het verschil precies de kosten van de provider zijn. Als ze niet overeenkomen, is de oorzaak vrijwel altijd een van de valkuilen hieronder.
Het stuk waar mensen over struikelen
Een paar dingen overkomen vrijwel iedereen
Hier komen de verrassingen vandaan. Een handvol valkuilen treft bijna iedereen.
Je stond nog in testmodus (of per ongeluk live). De meest voorkomende. Mensen testen in Testmodus, vergeten de status om te zetten naar Ingeschakeld met de livesleutels, en vragen zich af waarom echte klanten niet kunnen betalen. Of andersom: ze voeren livesleutels in terwijl ze nog in testmodus staan en een "test" wordt een echte afschrijving. Controleer het veld Status en controleer welke set sleutels is geladen, zowel voor als na het live gaan.
Live- en testsleutels verwisseld. Een provider in de status Ingeschakeld met testsleutels, of in Testmodus met livesleutels, faalt op manieren die op een heel ander probleem lijken. Stem de set sleutels elke keer af op de status.
Je verwacht dat de bankuitbetaling overeenkomt met een factuur. Dat zal nooit zo zijn. Providers betalen uit in batches minus kosten, dus één bankoverschrijving dekt veel orders. Als je een uitbetaling probeert af te letteren tegen een enkele factuur, klopt er niets. Letter de uitbetaling af tegen de batch openstaande betalingen, en boek de kosten apart.
De kosten van de provider worden niet geboekt, waardoor je marges verkeerd lijken. Stripe, Mollie en PayPal nemen elk een deel per transactie. Als je die kosten niet boekt tijdens het afletteren, lijkt je omzet te kloppen maar komt je bank tekort, en de tussenrekening loopt nooit leeg. Bepaal waar de kosten geboekt worden voordat je live gaat.
Een betaalmethode inschakelen die de provider in jouw land niet ondersteunt. Een methode aanzetten tovert hem niet uit het niets tevoorschijn. Als je provider of je markt hem niet aanbiedt, verschijnt hij niet bij het afrekenen, wat je ook aanzet. Controleer eerst of de methode wordt ondersteund voor jouw provider en land.
Testen op je live database en zo de factuurnummering breken. Testbetalingen uitvoeren op een live database kan conceptfacturen en journaalposten aanmaken die je volgnummering in de war schoppen. Het advies van Odoo zelf is om te testen op een kopie of een speciale testdatabase, en daarna de provider live in te schakelen met schone livesleutels.
Stripe-testmodus vereist ontwikkelaarsmodus. Specifiek bij Stripe moet je, om een gekoppeld account in testmodus te zetten, de ontwikkelaarsmodus inschakelen en je eigen API-sleutels invoeren, in plaats van te vertrouwen op de snelle "Stripe Account"-koppeling. Als de optie Testmodus vergrendeld lijkt, is dat de reden.
Snelle checklist
- Provider gekozen die jouw land, valuta en de betaalmethoden die je nodig hebt ondersteunt.
- Inloggegevens ingevoerd in het tabblad Inloggegevens, met live- en testsleutels apart gehouden.
- Status eerst op Testmodus gezet, end-to-end getest op een kopie- of testdatabase, daarna omgezet naar Ingeschakeld met livesleutels.
- Betaalmethoden aangezet via Betaalmethoden inschakelen, afgestemd op wat de provider daadwerkelijk ondersteunt.
- Kaart opslaan (tokenisatie) alleen ingeschakeld als je het nodig hebt en de provider het ondersteunt.
- Betaaldagboek en tussenrekening (vlottende activa) bevestigd, met boeking bij betalingsvalidatie.
- Bankkoppeling verbonden zodat uitbetalingen van de provider automatisch worden geïmporteerd.
- Afletterroutine ingericht: letter elke batch-uitbetaling af tegen de openstaande betalingen en boek de providerkosten.
FAQ
Hoe schakel ik een betaalprovider zoals Stripe, Mollie of PayPal in Odoo in?
Ga naar Boekhouding, Website of Verkoop > Configuratie > Betaalproviders, open de provider, voer je inloggegevens uit het account van die provider in op het tabblad Inloggegevens, en zet het veld Status op Ingeschakeld. Begin in Testmodus met sandbox-sleutels om een testorder uit te voeren zonder iemand iets in rekening te brengen, en schakel daarna over naar Ingeschakeld met je livesleutels zodra het werkt.
Wat is het verschil tussen testmodus en productie voor een Odoo-betaalprovider?
Testmodus gebruikt de sandbox-sleutels van de provider en laat de provider standaard ongepubliceerd, zodat klanten hem niet zien en er geen echt geld stroomt. Ingeschakeld (productie) gebruikt je livesleutels en accepteert echte betalingen. Het veld Status op het providerformulier bepaalt in welke modus je zit. Test op een kopie- of testdatabase zodat testbetalingen je live factuurnummering niet beïnvloeden.
Waarom komt mijn Stripe- of Mollie-uitbetaling niet overeen met één factuur in Odoo?
Omdat providers uitbetalen in batches minus hun kosten. Één bankoverschrijving bundelt veel orders, dus hij komt nooit overeen met één factuur. In Odoo wordt elke betaling eerst op een tussenrekening (vlottende activa) geboekt wanneer de afschrijving wordt bevestigd; de latere bankuitbetaling wordt dan afgeletterd tegen die batch openstaande betalingen, waarbij de kosten van de provider apart worden geboekt, waarna de rekening leegloopt.
Hoe worden online betalingen in Odoo afgeletterd in de boekhouding?
Wanneer de provider een afschrijving bevestigt, boekt Odoo de betaling op een tussenrekening (vlottende activa) op een speciaal betaaldagboek en markeert de factuur als betaald. Wanneer de batch-uitbetaling van de provider later op je bankrekening binnenkomt, importeer je het bankafschrift en letter je die bankregel af tegen de openstaande betalingen die hij dekt, waarbij je de providerkosten als kostenpost boekt. De tussenrekening komt dan voor die orders op nul.
Kunnen Nederlandse klanten in Odoo met iDEAL betalen?
Ja. iDEAL is beschikbaar via zowel Stripe als Mollie. Schakel Stripe of Mollie in als provider, en zet daarna iDEAL aan onder Betaalmethoden inschakelen in het tabblad Configuratie van de provider. Klanten in Nederland zien dan iDEAL bij het afrekenen. Mollie ondersteunt ook Bancontact, SEPA en andere regionale Europese methoden.