Terugkerende facturering in Odoo vraagt drie onderdelen: een herhalingsplan voor het ritme, een terugkerend product, en een bevestigde abonnementsofferte. De geplande acties maken vervolgens elke factuur op tijd aan, en niemand kopieert ooit nog de facturen van vorige maand.
Het is de eerste van de maand, dus iemand in je team opent de boekhoud-app en begint de facturen van vorige maand te kopiëren. Dezelfde klanten, dezelfde regels, dezelfde bedragen, met een nieuwe datum. Een uur typen, en tegen de tijd dat het klaar is zijn twee klanten al vertrokken en toch gefactureerd, heeft er één vorige week geüpgraded en is voor het oude plan gefactureerd, en klopt de btw op een grensoverschrijdende regel niet omdat niemand het controleerde. Volgende maand gebeurt datzelfde uur opnieuw.
Terugkerende omzet hoort het makkelijke geld te zijn. Het werk wordt één keer gedaan, de klant blijft betalen, en het geld is voorspelbaar. Op het moment dat je het met de hand factureert, is niets daarvan waar. De facturen zijn te laat, de bedragen drijven af, upgrades en annuleringen glippen door de mazen, en je hebt geen zuiver zicht op wat je daadwerkelijk per maand verdient. De Subscriptions-app van Odoo bestaat om de handmatige factuur helemaal uit de lus te halen: definieer het plan één keer, bevestig de order, en de facturen maken zichzelf op schema aan. Hier is waarom de handmatige aanpak het begeeft, hoe je het zo instelt dat het zonder jou draait, en de onderdelen waar mensen over struikelen.
Waarom handmatige terugkerende facturen uit elkaar vallen
Het probleem is niet dat maandelijks factureren moeilijk is. Het is dat het met de hand doen een herhaalbaar proces verandert in een geheugentest, en het geheugen verliest.
De factuur hangt af van iemand die eraan denkt. Een terugkerende factuur gaat alleen de deur uit als een persoon eraan denkt om die op de juiste dag aan te maken. Mis de dag en het geld komt te laat. Mis de klant en het geld komt nooit. Het hele punt van terugkerende omzet is dat het niet afhangt van aandacht, en een handmatig proces maakt het juist daarvan afhankelijk.
Wijzigingen midden in een contract worden verkeerd gefactureerd. Een klant upgradet op de 12e van het kleine plan naar het grote. Als de volgende factuur een kopie is van die van vorige maand, betaalt hij een maand de oude prijs, of je schat een halve-maandcorrectie en zit er net naast. Annuleringen zijn erger: een vertrokken klant die nog gefactureerd wordt, is een terugbetaling, een verontschuldiging en een deuk in het vertrouwen.
Je kunt je echte terugkerende omzet niet zien. Wanneer facturen een stapel handmatig aangemaakte documenten zijn, is er geen zuiver maandelijks terugkerend omzetcijfer, geen zicht op wat nieuw is, wat groeit en wat onderaan weglekt. Je runt een abonnementsbedrijf zonder instrument dat je vertelt of het groeit.
Belasting en de eerste periode worden vaag ingeschat. Een klant die op de 18e start, is geen volledige maand verschuldigd, maar een gekopieerde factuur rekent er toch een aan. Een grensoverschrijdende klant heeft een andere btw-behandeling nodig, maar een handmatig getypte regel gebruikt wat de typist zich herinnerde. Elke inschatting is klein. Over een paar honderd abonnementen zijn de fouten een audit die staat te wachten.
Hoe je het zo instelt dat het zonder jou draait
Je haalt de handmatige factuur uit de lus door de herhaling één keer te definiëren en Odoo de facturen op schema te laten genereren. De stappen bouwen op elkaar voort.
Installeer Subscriptions en maak je herhalingsplannen aan.
Een herhalingsplan is het factureringsritme: wekelijks, maandelijks, per kwartaal, jaarlijks, of een aangepaste periode zoals elke twee maanden. Je definieert het één keer in Subscriptions, en elk plan dat je verkoopt verwijst naar een van deze ritmes. Dit is de eenheid die zegt hoe vaak de factuur zich herhaalt, los van waar de klant voor betaalt.
Maak het product terugkerend.
Een abonnementsproduct is een gewoon product met de terugkerende optie aangezet, gekoppeld aan een herhalingsplan. Het product draagt de prijs en wat de klant krijgt; het plan draagt het ritme. Stel het producttype in op een service voor alles wat toegang of een vergoeding is, want, zoals je hieronder zult zien, werkt het naar rato berekenen alleen correct op serviceproducten.
Verkoop het als een abonnementsofferte en bevestig.
Je offreert het abonnement zoals elke andere verkoop, met het terugkerende product en het plan erop. Wanneer je de offerte bevestigt, maakt Odoo het abonnementscontract automatisch vanuit de order aan. Er is geen aparte stap "abonnement aanmaken". De bevestigde terugkerende order is het abonnement.
Laat de geplande acties de facturen aanmaken.
Dit is het deel dat het handwerk wegneemt. Odoo heeft geplande acties die op de achtergrond draaien, abonnementen vinden die toe zijn aan facturering, en de terugkerende facturen op hun factureringsdatum genereren. Ze staan standaard aan. Met facturering op automatisch wordt de factuur aangemaakt en kan die worden verstuurd en betaald (via een opgeslagen betaaltoken) zonder dat iemand de order opent. Je definieert het plan één keer; daarna maakt het platform elke factuur aan.
Houd MRR in de gaten, en gebruik upsell en verlenging in plaats van de order te bewerken.
Zodra abonnementen draaien, geeft het Subscriptions-dashboard je de maandelijks terugkerende omzet genormaliseerd naar een maandcijfer, zodat een jaarcontract en een maandcontract vergelijkbaar zijn. Wanneer een klant meer wil, gebruik je de Upsell-knop op het abonnement, niet een handmatige bewerking van de orderregels, want de upsell-wizard berekent de extra naar rato over de resterende periode en een handmatige bewerking niet. Verlengingen en upgrades lopen via dezelfde machinerie die de facturen aanmaakt, zodat MRR, nieuw, expansie en churn allemaal correct blijven.
Het stuk waar mensen over struikelen
Een paar dingen overkomen vrijwel iedereen
Een paar dingen overkomen vrijwel iedereen die voor het eerst abonnementen opzet.
Naar rato berekenen werkt alleen op serviceproducten. Wanneer je een abonnement midden in een periode start met "Align to Period Start" aan, berekent Odoo de eerste factuur naar rato omlaag naar het deel van de periode dat de klant daadwerkelijk gebruikte. Dat naar rato berekenen geldt alleen voor servicetypes van producten. Stel een abonnementsproduct in als opslagbaar of verbruiksgoed en de eerste factuur rekent een volledige periode aan, ongeacht de startdatum. Als je eerste facturen te hoog lijken, is dit vrijwel altijd de reden: het product is van het verkeerde type.
Upsell via de wizard, nooit door de regels te bewerken. Het naar rato berekenen midden in de cyclus dat een upgrade eerlijk maakt, wordt berekend door de Upsell-knop. Als je in plaats daarvan het abonnement opent en de orderregels met de hand bewerkt, omzeil je het naar rato berekenen volledig en wordt de klant verkeerd gefactureerd. De regel is simpel: wijzig een lopend abonnement via Upsell en Renew, niet door in de regels te typen.
Belasting volgt de fiscale positie van de klant, dus stel die eerst in. Een abonnement dat een grensoverschrijdende of verlegde-btw-klant automatisch factureert, blijft toepassen welke belasting er ook geconfigureerd is, bij elke cyclus, voor altijd. Krijg de fiscale posities en de belastinginstelling van de klant goed voordat je terugkerende facturen laat lopen, want een verkeerde belasting die maandelijks herhaald wordt, is een verkeerde belasting vermenigvuldigd. Automatisering maakt correcte belasting moeiteloos en verkeerde belasting meedogenloos.
Churn moet als een afsluiting worden behandeld, niet als een verwijdering. Wanneer een klant vertrekt, sluit je het abonnement af met een afsluitreden in plaats van het te verwijderen of gewoon te stoppen. De afsluitreden (te duur, overgestapt naar een concurrent, niet meer nodig, slechte support) voedt de churn-analyse, en netjes afsluiten stopt de volgende factuur. Een abonnement dat "zo'n beetje opgezegd" maar nog actief is, is precies dat ene dat een vertrokken klant factureert en je een terugbetaling kost.
Uitgestelde-omzetrekeningen moeten worden opgezet zodat de facturering correct boekt. De geplande actie die terugkerende facturen en betalingen genereert, verwacht dat de uitgestelde-omzet- (en uitgestelde-kosten-)rekeningen bestaan. Als de boekhouding half geconfigureerd is, geeft de automatisering een fout of boekt ze de omzet in de verkeerde periode. De facturering en de boekhoudkundige inrichting zijn één klus, geen twee.
Snelle checklist
- Subscriptions geïnstalleerd en je herhalingsplannen (maandelijks, jaarlijks, aangepast) één keer gedefinieerd.
- Abonnementsproducten ingesteld als servicetype, terugkerende optie aan, gekoppeld aan een plan.
- Offerte bevestigd, zodat het abonnementscontract automatisch vanuit de order wordt aangemaakt.
- Facturering op automatisch gezet, en de terugkerende geplande acties aan gelaten, zodat facturen zichzelf aanmaken.
- "Align to Period Start" ingesteld zoals je wilt dat de eerste, naar rato berekende factuur zich gedraagt.
- Upgrades lopen via de Upsell-knop, verlengingen via Renew, nooit via handmatige regelaanpassingen.
- Fiscale posities en klantbelasting gecontroleerd voordat de terugkerende facturen starten, niet erna.
- Churn afgesloten met een afsluitreden, zodat de volgende factuur stopt en de analyse zuiver blijft.
- Uitgestelde-omzet- en uitgestelde-kostenrekeningen geconfigureerd, zodat de terugkerende facturen correct worden geboekt.
FAQ
Hoe stel ik terugkerende facturering in Odoo in zonder facturen met de hand aan te maken?
Installeer de Subscriptions-app, maak een herhalingsplan aan (het factureringsritme, zoals maandelijks of jaarlijks), en maak van je product een terugkerend serviceproduct dat aan dat plan gekoppeld is. Offreer het als een abonnement en bevestig de offerte, waardoor het abonnementscontract automatisch wordt aangemaakt. Met facturering op automatisch genereren en versturen de geplande acties van Odoo de terugkerende facturen op elke factureringsdatum, zonder dat iemand de order opent. Je definieert het plan één keer; daarna maakt het platform elke factuur aan.
Wat is het verschil tussen een abonnementsproduct en een herhalingsplan in Odoo?
Het herhalingsplan is het factureringsritme: hoe vaak de factuur zich herhaalt (wekelijks, maandelijks, per kwartaal, jaarlijks, of een aangepaste periode). Het abonnementsproduct is waar de klant voor betaalt en draagt de prijs, met de terugkerende optie aangezet en een plan eraan gekoppeld. Eén plan kan over veel producten worden hergebruikt. Het scheiden van de twee laat je hetzelfde product op verschillende ritmes verkopen en een ritme op één plek wijzigen.
Hoe gaat Odoo om met naar rato berekenen wanneer een abonnement midden in een periode start?
Met "Align to Period Start" ingeschakeld factureert Odoo de eerste factuur alleen voor het deel van de periode dat de klant daadwerkelijk gebruikte, en lijnt vervolgens toekomstige facturen uit met het begin van de periode. De belangrijke valkuil: dit naar rato berekenen geldt alleen voor servicetypes van producten. Als het abonnementsproduct is ingesteld als opslagbaar of verbruiksgoed, rekent de eerste factuur een volledige periode aan, ongeacht de startdatum. Stel abonnementsproducten dus in als services als je correct naar rato berekenen wilt.
Hoe upsell of upgrade ik een abonnement zonder de klant verkeerd te factureren?
Gebruik de Upsell-knop op het abonnement, niet een handmatige bewerking van de orderregels. De upsell-wizard berekent het toegevoegde bedrag naar rato over de resterende tijd in de huidige factureringsperiode, zodat de klant alleen voor de rest van de cyclus betaalt. De orderregels met de hand bewerken omzeilt het naar rato berekenen volledig en factureert het verkeerde bedrag. Het abonnement moet meestal eerst gefactureerd zijn voordat je het kunt upsellen.
Hoe berekent Odoo MRR, en hoe ga ik om met churn?
Odoo berekent de maandelijks terugkerende omzet door elk abonnement te normaliseren naar een maandwaarde, dus een contract van 2.400 per jaar telt als 200 per maand en een contract van 900 per kwartaal als 300 per maand. Het dashboard toont vervolgens nieuwe, expansie-, krimp-, gechurnde en netto nieuwe MRR. Om met churn om te gaan, sluit je het abonnement af met een afsluitreden in plaats van het te verwijderen; de reden voedt de churn-analyse en afsluiten stopt dat de volgende factuur wordt aangemaakt.