Je verkoopteam laat deals tussen wal en schip vallen, en niemand kan zeggen waar elke deal staat. De oplossing is een CRM-pipeline die past bij hoe je daadwerkelijk verkoopt: beslis of je een leadstap nodig hebt vóór de pipeline, converteer leads op de juiste manier naar opportunities, benoem je fasen naar echte beslissingen, en sluit af met een duidelijk gewonnen of verloren. De rest van deze post loopt het volledige pad door, van een verse lead tot een gewonnen deal die in een offerte verandert, plus het ene ding dat Odoo je niet laat terugdraaien.
Een contactformulier wordt ingevuld, een e-mail landt in de verkoopinbox, iemand krabbelt een naam op een geeltje. Drie dagen later weet niemand of er opvolging is geweest. Je manager vraagt om een forecast en je gokt, want de helft van de deals zit in de pipeline en de helft zit in iemands hoofd.
Sommige teams hebben het tegenovergestelde probleem: elke rauwe aanvraag valt meteen als opportunity in de pipeline, waardoor de pipeline vol staat met rommel die nooit gekwalificeerd is. De forecast is opgeblazen, het team verspilt tijd aan kijkers, en de echte deals zijn bedolven. Beide problemen komen voort uit dezelfde wortel: geen duidelijke scheidslijn tussen een rauwe lead en een echte opportunity, en geen afgesproken pad ertussen.
Waarom het gebeurt
Odoo CRM heeft twee recordtypen die op elkaar lijken maar verschillend werk doen. Een lead is een rauw, ongekwalificeerd contact: een naam, misschien een e-mail, geen toezegging dat dit ooit een deal wordt. Een opportunity is een gekwalificeerde deal die in je pipeline zit met een fase, een verwachte omzet en een sluitingsdatum. De pipeline (het Kanban-bord waar je de hele dag naar staart) toont opportunities, geen leads.
Standaard verbergt Odoo de leadstap. Uit de doos wordt elke nieuwe aanvraag meteen een opportunity en landt in de pipeline. Dat is prima voor een eenvoudig verkoopproces met laag volume. Het wordt een probleem als je veel ongekwalificeerde ruis krijgt, want er is geen wachtruimte om te triëren vóór de pipeline. De leadstap is die wachtruimte, en die staat uit totdat je hem aanzet.
De oplossing, in genummerde stappen
Bepaal of je überhaupt leads nodig hebt.
Als de meeste aanvragen al echte prospects zijn en je volume laag is, sla leads dan over en laat alles een opportunity worden. Zet leads aan wanneer je veel rauwe, ongekwalificeerde contacten krijgt (webformulieren, gekochte lijsten, eventscans) en je wilt kwalificeren voordat iets de pipeline bereikt. Meer volume aan contacten van lage kwaliteit betekent dat leads hun nut bewijzen. Een handvol warme verwijzingen per week meestal niet.
Schakel de instelling Leads in als je die nodig hebt.
Ga naar CRM > Configuratie > Instellingen, zoek de CRM-sectie, vink Leads aan en sla op. Er verschijnt nu een menu Leads in de CRM-app. Nieuwe rauwe contacten landen daar als leads in plaats van rechtstreeks de pipeline in te gaan. Zonder deze instelling is er helemaal geen aparte leadstap.
Kwalificeer de lead en converteer hem dan.
Open een lead vanuit CRM > Leads. Controleer of hij echt is en de moeite waard: het juiste contact, een echte behoefte, het bijbehorende budget. Als hij kwalificeert, klik op Converteren naar opportunity. Odoo vraagt twee dingen: of hij gekoppeld moet worden aan een nieuwe of bestaande klant, en welke verkoper en welk verkoopteam je toewijst. Bevestig, en het record verhuist als opportunity naar de pipeline.
Zet pipelinefasen op die passen bij echte beslissingen.
Fasen zijn de kolommen op het Kanban-bord. Benoem ze naar wat er daadwerkelijk gebeurd is, niet naar vage labels. Een schone standaard voor de meeste teams: Nieuw, Gekwalificeerd, Voorstel, Gewonnen. Bewerk ze in de pipeline door op het tandwiel op een kolom te klikken, of voeg een fase toe met de plus naast de laatste kolom. Houd de lijst kort. Vijf of zes fasen is genoeg; meer dan dat en het team stopt met bijwerken.
Verplaats deals over het bord en houd ze actueel.
Sleep een opportunity van de ene kolom naar de volgende naarmate hij vordert, of open hem en wijzig het faseveld. Stel de verwachte omzet en verwachte sluitingsdatum in op elke opportunity zodat de forecast iets betekent. Een pipeline is alleen zo goed als hoe eerlijk het team hem bijhoudt.
Sluit de deal af als gewonnen of verloren.
Open de opportunity en klik bovenaan op Gewonnen wanneer de deal gesloten en getekend is. Als hij sneuvelt, klik op Verloren en kies een Verliesreden uit de dropdown. Een deal verliezen verwijdert hem niet: het record blijft staan, gemarkeerd als verloren, zodat je kunt rapporteren over waarom deals afhaken en het later opnieuw kunt activeren als de klant terugkomt.
Maak van een gewonnen opportunity een offerte.
Klik op de opportunity bovenaan op Nieuwe offerte. Odoo opent een conceptverkooporder gekoppeld aan die opportunity, die de klant en de verkoper meeneemt. Vervolgens voeg je de productregels toe en verstuur je hem. De knop Nieuwe offerte verschijnt alleen als de Sales-app geïnstalleerd is, omdat de offerte in Sales leeft, niet in CRM. In de praktijk offreer je meestal vóór je Gewonnen markeert, en markeer je de deal Gewonnen zodra de order bevestigd is. Wil je één handmatige stap minder, dan kan een automatiseringsregel die sluitingsklik voor je doen. We zetten er vaak een op die de opportunity Gewonnen markeert op het moment dat de gekoppelde verkooporder bevestigd wordt, zodat de pipeline de werkelijkheid volgt zonder dat iemand eraan hoeft te denken hem bij te werken.
Het stuk waar mensen over struikelen
Een paar dingen overkomen vrijwel iedereen
Een opportunity terug converteren naar een lead is niet native. Dit is de belangrijke. Zodra je op Converteren naar opportunity klikt, geeft Odoo je geen knop om er weer een lead van te maken. De conversie is eenrichtingsverkeer. Als je te vroeg hebt geconverteerd en de deal blijkt niets waard, zijn je realistische opties: markeren als Verloren met een reden, archiveren of verwijderen. Er is geen nette "terugsturen naar leads" in standaard Odoo. Kwalificeer dus vóór je converteert, niet erna.
Converteren regelt ook duplicaten. Als je een lead converteert, controleert Odoo op vergelijkbare leads en opportunities (zelfde e-mail of contact) en biedt aan ze samen te voegen. Handig, maar lees wat je samenvoegt. Een onzorgvuldige samenvoeging klapt twee echt verschillende deals tot één en je verliest een regel in je pipeline.
Fasen worden standaard gedeeld over verkoopteams. Een fase die je voor één team toevoegt, kan voor elk team opduiken, tenzij je hem aan een specifiek team koppelt. Als je teams heel verschillend verkopen, beslis dan vooraf of ze één set fasen delen of elk hun eigen krijgen, anders wordt het bord snel rommelig.
Verloren is een status, geen fase. Gewonnen en Verloren zijn geen kolommen waar je een kaart naartoe sleept. Het zijn knoppen op het opportunityformulier die de status instellen en (bij verloren) een reden vastleggen. Bouw geen "Verloren"-faseskolom; gebruik de knop Verloren zodat de rapportage werkt.
De eerste fase is ingeklapt voor nieuwe opportunities. Een gloednieuwe opportunity zit in de eerste fase. Als je team "Nieuw" behandelt als een inbox die ze nooit legen, blijven deals daar liggen rotten. Maak een regel: elke nieuwe opportunity wordt binnen een vast aantal dagen gekwalificeerd of verloren verklaard.
Snelle checklist
- Bepaald of je de leadstap nodig hebt, op basis van het volume aan ongekwalificeerde contacten.
- Leads ingeschakeld in CRM > Configuratie > Instellingen (alleen als je ze nodig hebt).
- Leads gekwalificeerd vóór de conversie, want je kunt niet terug converteren.
- Converteren naar opportunity gebruikt, met de juiste klant en verkoper ingesteld.
- Pipelinefasen benoemd naar echte beslissingen: Nieuw, Gekwalificeerd, Voorstel, Gewonnen.
- Verwachte omzet en sluitingsdatum ingevuld op elke opportunity.
- Verliesredenen geconfigureerd onder CRM > Configuratie > Verliesredenen.
- Gewonnen en Verloren ingesteld met de knoppen, niet met faseskolommen.
- Sales-app geïnstalleerd zodat Nieuwe offerte werkt op de opportunity.
FAQ
Wat is het verschil tussen een lead en een opportunity in Odoo CRM?
Een lead is een rauw, ongekwalificeerd contact zonder toezegging dat het een deal wordt. Een opportunity is een gekwalificeerde deal in je pipeline, met een fase, verwachte omzet en een sluitingsdatum. Het pipelinebord toont opportunities, geen leads. Leads zijn een optionele tussenstap vóór de pipeline.
Wanneer moet ik leads inschakelen in Odoo CRM?
Schakel leads in wanneer je veel rauwe, ongekwalificeerde contacten ontvangt (webformulieren, gekochte lijsten, eventscans) en ze wilt kwalificeren voordat ze de pipeline bereiken. Als je volume laag is en de meeste aanvragen al echte prospects zijn, sla leads dan over en laat alles een opportunity worden. Zet het aan onder CRM > Configuratie > Instellingen.
Hoe converteer ik een lead naar een opportunity in Odoo?
Open de lead onder CRM > Leads, kwalificeer hem en klik dan op Converteren naar opportunity. Odoo vraagt of je een nieuwe of bestaande klant koppelt en welke verkoper en welk verkoopteam je toewijst. Bevestig, en het record verhuist als opportunity naar de pipeline. Het biedt ook aan om eventuele dubbele leads of opportunities die het vindt samen te voegen.
Kan ik een opportunity in Odoo terug converteren naar een lead?
Nee. Standaard Odoo heeft geen native knop om een opportunity terug te zetten naar een lead. De conversie is eenrichtingsverkeer. Als je te vroeg hebt geconverteerd, zijn je opties: markeren als verloren met een reden, archiveren of verwijderen. Kwalificeer de lead dus vóór je hem converteert.
Hoe maak ik van een gewonnen opportunity een offerte?
Open de opportunity en klik bovenaan op Nieuwe offerte. Odoo maakt een conceptverkooporder gekoppeld aan de opportunity, die de klant en verkoper meeneemt, en je voegt de productregels toe. De knop verschijnt alleen als de Sales-app geïnstalleerd is, omdat de offerte in de Sales-app leeft.
Hoe werken verliesredenen in Odoo CRM?
Een opportunity als verloren markeren behoudt het record en voorziet het van een reden die je uit een dropdown kiest. Configureer de lijst onder CRM > Configuratie > Verliesredenen. Verloren is een status die je instelt met de knop Verloren, niet een faseskolom. Het record blijft staan voor rapportage en kan opnieuw geactiveerd worden als de klant terugkomt.