Verzend wat je hebt door de gereed-hoeveelheid op de werkelijke telling te zetten, valideer en kies Backorder aanmaken. Odoo volgt het restant dan als zijn eigen openstaande levering totdat de voorraad binnenkomt, en de klant hoeft nooit te bellen over de ontbrekende stuks.
Een klant bestelde tien stuks. Je hebt er zeven op de plank en drie onderweg. De klant wil de zeven nu, niet volgende week wanneer de rest binnenkomt. Het magazijnteam verzamelt de zeven, klikt op Valideren, en er verschijnt een pop-up die vraagt naar iets wat een backorder heet. De helft van de tijd klikt iemand op de verkeerde knop en verdwijnen de ontbrekende drie stilletjes uit het systeem.
Een backorder is gewoon het onafgeronde deel van een levering. Je verzendt wat je hebt, Odoo houdt bij wat je nog verschuldigd bent, en die registratie blijft openstaan totdat je de rest verzendt. Goed gedaan is het een van de netste dingen die Odoo doet. Verkeerd gedaan verdwijnt het restant en belt de klant een week later met de vraag waar zijn laatste drie stuks blijven. Zo pak je het aan.
Wat een backorder is, en wanneer Odoo erom vraagt
Een backorder is een tweede leveringsorder die Odoo aanmaakt voor de hoeveelheid die je niet hebt verzonden. Hij bevat de resterende regels, verwijst terug naar de oorspronkelijke order en wacht tot de voorraad er is om hem af te handelen.
Odoo biedt het op één specifiek moment aan: wanneer je een levering valideert en de hoeveelheid die je daadwerkelijk hebt verplaatst lager is dan de gevraagde hoeveelheid. De pop-up meldt dat je minder producten hebt verwerkt dan de oorspronkelijke vraag, en geeft je twee keuzes. Backorder aanmaken behoudt het restant als een nieuwe openstaande levering. Geen backorder sluit de levering en behandelt de ontbrekende hoeveelheid als komt niet meer. Bij die tweede optie sneuvelen orders, dus de keuze is belangrijk.
De trigger is de hoeveelheidsvergelijking, niets anders. Als de gereed-hoeveelheid gelijk is aan de vraag, valideert Odoo stilletjes en vraagt het nooit iets. Is Gereed lager, dan krijg je de pop-up. Het komt dus allemaal neer op het instellen van de juiste gereed-hoeveelheid voordat je valideert.
De oplossing, stap voor stap
Zet de gereed-hoeveelheid op wat je daadwerkelijk verzendt.
Open de leveringsorder. Elke regel toont een Vraag- en een Gereed-hoeveelheid. Typ de werkelijk verzamelde hoeveelheid in bij Gereed. Als de order voor tien was en je er zeven hebt, leest de regel Vraag 10, Gereed 7. Dit is veruit de belangrijkste stap. Alles daarna volgt uit dit getal.
Valideer en kies Backorder aanmaken.
Klik op Valideren. Omdat Gereed (7) lager is dan Vraag (10), toont Odoo de backorder-pop-up. Klik op Backorder aanmaken. Odoo markeert de huidige levering als Gereed voor de zeven stuks en maakt een nieuwe leveringsorder aan voor de resterende drie, gekoppeld aan dezelfde verkooporder.
Vind de backorder zodra de voorraad binnenkomt.
De nieuwe levering is een gewone overboeking die op voorraad wacht. Je vindt hem op de oorspronkelijke verkooporder onder de Levering-smartknop (die nu meer dan één levering toont), of in Inventory onder de Leveringsorders die wachten. Wanneer de drie stuks binnenkomen, reserveer en valideer je die levering op de normale manier en is de order compleet.
Vertel het de klant voordat ze ernaar vragen.
Stuur een kort bericht wanneer je het gedeelte verzendt: wat er vandaag uitging, wat er nog komt en ongeveer wanneer. Odoo kan hierbij helpen. De leveringsbevestigingsmail gaat per levering uit, dus de klant krijgt er nu één voor de zeven en later één voor de drie. Je kunt ook een regel in de order-chatter achterlaten, zodat iedereen die de telefoon opneemt het hele verhaal ziet.
Het stuk waar mensen over struikelen
Een paar dingen overkomen vrijwel iedereen
Dit is waar het restant stilletjes verdwijnt.
De gevaarlijke knop is Geen backorder. Als iemand erop klikt, sluit Odoo de levering en is de ontbrekende hoeveelheid weg uit de picking. De verkooporder toont nog steeds wat er besteld is, maar er is geen openstaande levering die de rest najaagt. Niemand zit er expres naast. Ze klikten gewoon op de verkeerde knop onder tijdsdruk. Train het team: als er meer komt, is het altijd Backorder aanmaken. Onze regel gaat nog een stap verder: zelfs als je vermoedt dat het restant nooit verzonden wordt, maak je eerst de backorder aan en beslis je daarna over het lot ervan. De openstaande backorder is je registratie van wat niet geleverd is, en het houdt de hoeveelheid op de leveringspapieren. Klik op Geen backorder en het restant valt ook van de pakbon af, zodat niets in de documenten van de klant laat zien dat er nog iets verschuldigd is. Een backorder later annuleren is één klik; reconstrueren wat stilletjes is verdwenen niet.
De gereed-hoeveelheid per ongeluk op de volledige vraag zetten slaat de pop-up volledig over. Als een orderverzamelaar Gereed op 10 laat staan omdat dat automatisch is ingevuld, denkt Odoo dat alle tien zijn verzonden en vraagt het niets. Nu toont je voorraad drie stuks die het pand hebben verlaten maar nog op de plank liggen. Zet Gereed altijd op de fysieke telling voordat je valideert.
Gereserveerde voorraad kan het beeld vertroebelen. Als de verkooporder tien reserveerde en er maar zeven bestaan, kan de levering een tekortwaarschuwing tonen. Dat is Odoo dat je vertelt dat het niet volledig kan reserveren, geen reden om te annuleren. Verzend de zeven, zet de drie in backorder, en de reservering lost zich vanzelf op zodra er voorraad binnenkomt.
Een backorder is een levering, geen nieuwe verkooporder. De prijs, de factuur en het ordertotaal blijven allemaal op de oorspronkelijke verkooporder staan. De backorder verplaatst alleen goederen. De factuurregels blijven dus van toepassing op de verkooporder, en je kunt factureren op geleverde hoeveelheid als je in rekening brengt wat daadwerkelijk is verzonden.
Backorders stapelen op. Als de drie stuks in twee partijen binnenkomen, kun je opnieuw een backorder maken vanuit de backorder. Elke gedeeltelijke validatie kan het volgende restant voortbrengen. Dat is prima, het betekent alleen dat je de Levering-smartknop controleert op meer dan één openstaande overboeking.
Snelle checklist
- Zet de gereed-hoeveelheid op wat je fysiek hebt verzonden, niet op de vraag.
- Kies in de pop-up voor Backorder aanmaken wanneer er nog meer komt.
- Klik nooit op Geen backorder, tenzij het restant echt geannuleerd is.
- Vind de openstaande backorder via de Levering-smartknop op de verkooporder.
- Stuur de klant een bericht: vandaag verzonden, rest komt later, met verwachte datum.
- Valideer de backorder gewoon zodra de rest van de voorraad binnenkomt.
FAQ
Wat is een backorder in Odoo?
Een backorder is een tweede leveringsorder die Odoo aanmaakt voor de hoeveelheid die je niet hebt verzonden op de eerste levering. Hij bevat de resterende regels, verwijst terug naar de oorspronkelijke verkooporder en blijft openstaan totdat je hem afhandelt zodra er voorraad binnenkomt.
Wanneer vraagt Odoo om een backorder aan te maken?
Odoo vraagt het wanneer je een levering valideert en de gereed-hoeveelheid lager is dan de gevraagde hoeveelheid. Een pop-up meldt dat je minder producten hebt verwerkt dan de oorspronkelijke vraag en biedt Backorder aanmaken of Geen backorder.
Hoe verzend ik een gedeeltelijke levering in Odoo?
Open de leveringsorder, zet de gereed-hoeveelheid op elke regel op wat je daadwerkelijk verzendt en klik op Valideren. Wanneer Odoo de backorder-pop-up toont, kies je Backorder aanmaken om de rest als openstaande levering te behouden.
Wat gebeurt er als ik op Geen backorder klik?
Odoo sluit de levering en behandelt de niet-verzonden hoeveelheid als komt niet meer. Er blijft geen openstaande levering over voor het restant. Kies alleen Geen backorder als je de rest echt niet gaat verzenden.
Waar vind ik de backorder nadat ik hem heb aangemaakt?
Op de oorspronkelijke verkooporder toont de Levering-smartknop nu meer dan één levering. Open de nieuwe, of vind hem in Inventory onder de Leveringsorders die op voorraad wachten. Valideer hem gewoon zodra de goederen binnenkomen.
Maakt een backorder een nieuwe factuur aan?
Nee. De backorder verplaatst alleen goederen. De prijs, het totaal en de facturatie blijven op de oorspronkelijke verkooporder staan. Als je factureert op geleverde hoeveelheid, breng je elke keer in rekening wat daadwerkelijk is verzonden.