Odoo koopt tegen de juiste prijs bij de juiste leverancier zodra het tabblad Inkoop de waarheid vertelt: elke leverancier vermeld op volgorde van voorkeur, met de echte minimumhoeveelheden, prijzen en levertijden per regel. Het bestellen volgt die lijst tot op de letter, en juist daarom koopt een slordige lijst verkeerd in.
Je koopt hetzelfde product bij twee of drie leveranciers. De een is goedkoop maar traag. De ander is snel maar prijziger. De derde geeft de goede prijs alleen boven 500 stuks. Je weet dit allemaal uit je hoofd, en als je met de hand een inkooporder maakt, kies je de juiste.
Dan zet je de bestelpunten aan om het handwerk te stoppen, en begint Odoo bij de verkeerde leverancier tegen de verkeerde prijs in te kopen. Hij kiest de dure leverancier terwijl de goedkope voorraad had. Hij bestelt 40 stuks bij een leverancier wiens prijs pas boven 100 geldt. De verwachte leverdatum klopt dagen niet omdat niemand Odoo heeft verteld hoe lang die leverancier erover doet. Nu controleer je elke automatisch gegenereerde RFQ met de hand, precies het werk dat je wilde wegnemen.
De oplossing is geen omweg. Odoo weet al hoe hij de juiste leverancier en de juiste prijs moet kiezen, maar alleen als je de leveranciersprijslijst goed invult. De regels die hij volgt zijn strikt en een tikje verrassend. Hier lees je hoe leverancierskeuze echt werkt, en hoe je het zo instelt dat het bestellen correct inkoopt zonder dat jij toekijkt.
Waarom het gebeurt
Elk product in Odoo heeft een tabblad Inkoop, en op dat tabblad staat een leveranciersprijslijst: een lijst met leveranciers, elk met een prijs, een minimumhoeveelheid, een geldigheidsperiode en een levertijd. Dit is de data die het bestellen leest. Is de lijst leeg, half ingevuld of in de verkeerde volgorde, dan maakt het bestellen de verkeerde keuze.
Wat mensen verrast is hoe Odoo uit die lijst kiest. Hij vergelijkt niet al je leveranciers en kiest de goedkoopste of de snelste. Hij leest de lijst van boven naar beneden en neemt de eerste regel die in aanmerking komt. Een regel komt in aanmerking wanneer de te bestellen hoeveelheid voldoet aan de minimumhoeveelheid van die regel, en de besteldatum binnen de geldigheidsdatums van die regel valt. De eerste regel die beide tests doorstaat, wint. Volgorde telt zwaarder dan prijs.
Levertijd is de andere verrassing. De levertijd die je per leverancier instelt, beïnvloedt niet welke leverancier Odoo kiest. Hij bepaalt alleen de verwachte aankomstdatum zodra de leverancier al gekozen is: bevestigingsdatum plus levertijd. Een snellere leverancier lager in de lijst wordt dus niet gekozen alleen omdat hij sneller is. Wil je dat snel wint, dan moet snel bovenaan staan.
Samengevat werkt het zo: het bestellen koopt bij de eerste leveranciersregel die past bij de hoeveelheid en de datum, neemt de prijs van die regel over, en belooft levering op basis van de levertijd van die regel. Zorg dat de lijst en de volgorde kloppen en het hele geheel draait vanzelf.
De oplossing, in stappen
Voeg elke leverancier toe aan het tabblad Inkoop van het product
Open het product, ga naar het tabblad Inkoop, en klik onder Leverancier op Regel toevoegen voor elke leverancier waar je dit product van koopt. Vul per regel de leverancier in, de Prijs, de Hoeveelheid (de minimumhoeveelheid die deze prijs ontgrendelt), de Levertijd in dagen, en de Geldigheidsdatums als de prijs seizoensgebonden is of voor een periode is opgegeven.
Deze lijst is belangrijk omdat het het enige is waar het bestellen naar kijkt. Een product zonder leverancier op het tabblad Inkoop kan helemaal niet automatisch worden ingekocht. Het bestelpunt wordt geactiveerd, vindt geen leverancier en maakt niets aan. Een leeg tabblad Inkoop is veruit de meest voorkomende reden dat een Kopen-regel geen RFQ oplevert.
Zet de leveranciers in de volgorde waarin je ze gekozen wilt hebben
Sleep de leveranciersregels in prioriteitsvolgorde met behulp van de handgreep links van elke regel. De bovenste regel is je voorkeursleverancier. Odoo werkt van daaruit naar beneden en stopt bij de eerste regel die voor de bestelling in aanmerking komt.
De volgorde maakt uit omdat Odoo niet rangschikt op prijs of snelheid. Hij rangschikt op jouw lijstvolgorde. Als je goedkoopste of snelste leverancier normaal gesproken zou moeten winnen, sleep hem dan naar boven. Is een leverancier een terugvaloptie voor wanneer de eerste de hoeveelheid niet kan dekken, zet hem dan eronder. De volgorde op het scherm is de beslislogica.
Stel de minimumhoeveelheid op elke regel correct in
Het veld Hoeveelheid op een leveranciersregel is de minimale bestelhoeveelheid waarbij die prijs geldt. Als een leverancier de korting alleen boven 500 stuks geeft, zet je 500 op die regel. Verkopen ze tegen de vermelde prijs vanaf één stuk, dan zet je 1.
Dit veld weegt zwaarder dan het lijkt: het is hoe Odoo staffelprijzen en minima per leverancier in één mechanisme afhandelt. Als er 300 stuks besteld moeten worden, slaat hij elke regel over waarvan het minimum boven 300 ligt en neemt hij de eerste regel die gelijk is aan of lager dan 300. Je kunt zelfs twee regels voor dezelfde leverancier toevoegen, een hogere prijs bij lage hoeveelheid en een lagere prijs bij hoge hoeveelheid, en Odoo kiest de juiste op basis van hoeveel hij moet bestellen.
Stel de levertijd per leverancier in
Vul op elke leveranciersregel de Levertijd in dagen in. Dit is hoe lang die specifieke leverancier erover doet van bestelling tot levering.
Levertijd verdient de aandacht omdat het de leverancier niet kiest, maar wel de beloofde aankomstdatum bepaalt en de timing van de aanvulling voedt. Odoo plant terug vanaf het moment dat je de voorraad nodig hebt. Bij een levertijd van vijf dagen maakt hij de RFQ vijf dagen vóór de benodigde datum aan, niet vandaag. Verkeerde of ontbrekende levertijden zorgen dat Odoo te laat bestelt (nee-verkoop) of te vroeg (geld vastgezet). Zorg dat het getal per leverancier klopt, want Odoo vertrouwt er volledig op.
Geef het product een Kopen-route en zet het bestelpunt aan
Vink op het tabblad Voorraad van het product de Kopen-route aan onder Routes. Stel daarna een bestelpunt (Min en Max) in met de Trigger op Auto. Wanneer de prognose nu tot het minimum daalt, leest de planner het bestelpunt, leest de leveranciersprijslijst, kiest de eerste leverancier die in aanmerking komt, en maakt een RFQ aan tegen de prijs van die leverancier voor de hoeveelheid die de voorraad terugbrengt naar Max.
De route is hier het scharnierpunt, want die zet "we komen tekort" om in een echte RFQ. Geen Kopen-route, geen inkoop, hoe goed je leverancierslijst ook is. Met de Auto-trigger kan de dagelijkse planner handelen zonder dat jij klikt. Dit is de stap die de leveranciersdata verbindt met het automatisch inkopen.
Test met de planner in plaats van te wachten
Ga naar Voorraad > Bewerkingen > Planner uitvoeren en voer hem handmatig uit. Controleer de RFQ die verschijnt: juiste leverancier, juiste prijs, juiste hoeveelheid, een logische verwachte datum. Koos hij de verkeerde leverancier, dan ligt de oorzaak bijna altijd in de lijstvolgorde of een minimumhoeveelheid, niet in een bug.
Op deze manier testen is belangrijk omdat de planner standaard één keer per dag draait, dus zonder handmatige run wacht je tot morgen om te zien of je instelling klopt. Hem nu uitvoeren sluit de cirkel in seconden en laat je precies zien wat het bestellen gaat doen.
Het stuk waar mensen over struikelen
Een paar dingen overkomen vrijwel iedereen
Odoo kiest de eerste leverancier die in aanmerking komt, niet de goedkoopste of de snelste. Dit is het kernmisverstand. Hij leest het tabblad Inkoop van boven naar beneden en stopt bij de eerste regel waarvan de minimumhoeveelheid en geldigheidsdatum bij de bestelling passen. Als de dure leverancier boven de goedkope staat, wint de dure. Bepaal de volgorde van je leverancierslijst bewust.
Levertijd kiest nooit de leverancier. Een snellere leverancier die lager in de lijst staat, wordt niet naar voren geschoven omdat hij sneller is. Levertijd bepaalt alleen de verwachte aankomstdatum nadat de leverancier al gekozen is. Als snelheid de doorslag moet geven, zet de snelle leverancier dan hoger.
Een leeg tabblad Inkoop levert geen RFQ op, en dat gebeurt geruisloos. Een Kopen-bestelpunt zonder leverancier bij het product wordt geactiveerd en maakt niets aan. Het bestelpunt ziet er prima uit, opgeslagen en groen, en er gebeurt niets. Controleer altijd of er minstens één leveranciersregel bestaat.
Minimumhoeveelheid is een poort, geen suggestie. Als er 50 stuks besteld moeten worden en je enige leveranciersregel heeft een minimum van 100, dan komt die regel niet in aanmerking en slaat Odoo hem over. Zonder andere regel krijg je geen RFQ. Controleer of het minimum van minstens één regel gelijk is aan of lager dan de hoeveelheden die je daadwerkelijk bestelt.
Verlopen geldigheidsdatums halen een regel uit de running. Een leveranciersprijs die met een geldigheidsperiode is opgegeven, komt vanaf de dag na het verlopen niet meer in aanmerking. Een regel die vorig kwartaal nog werkte, kan stilletjes afvallen, waarna het bestellen doorvalt naar de volgende leverancier of naar niets. Houd geldigheidsdatums actueel of laat ze leeg.
De eerste regel die in aanmerking komt wint, zelfs als er een goedkopere regel voor een andere leverancier onder staat. Odoo vergelijkt prijzen alleen tussen regels voor dezelfde leverancier. Tussen verschillende leveranciers zoekt hij niet naar de laagste prijs; hij respecteert jouw lijstvolgorde. Wil je prijsgebaseerde selectie over leveranciers heen, dan is dat maatwerk, geen standaardgedrag.
Snelle checklist
- Elke leverancier voor het product staat op het tabblad Inkoop met prijs, minimumhoeveelheid en levertijd.
- De leveranciersregels staan in de prioriteitsvolgorde gesleept waarin je ze gekozen wilt hebben.
- De minimumhoeveelheid op elke regel komt overeen met de echte bestelpunthoeveelheden, zodat er altijd minstens één regel in aanmerking komt.
- De levertijd is per leverancier ingevuld en weerspiegelt de werkelijkheid.
- De geldigheidsdatums zijn actueel, of leeg gelaten als de prijs permanent is.
- Bij het product staat de Kopen-route aangevinkt op het tabblad Voorraad.
- Bij het bestelpunt zijn Min, Max en Trigger op Auto ingesteld.
- Je hebt de planner handmatig uitgevoerd en gecontroleerd of de RFQ de juiste leverancier, prijs en datum koos.
FAQ
Hoe kiest Odoo bij welke leverancier hij inkoopt bij het bestellen?
Odoo leest de leveranciersprijslijst op het tabblad Inkoop van het product van boven naar beneden en kiest de eerste regel die in aanmerking komt. Een regel komt in aanmerking wanneer de te bestellen hoeveelheid voldoet aan de minimumhoeveelheid van die regel en de besteldatum binnen de geldigheidsdatums valt. Hij kiest niet automatisch de goedkoopste of de snelste leverancier, dus de volgorde van de lijst is de beslislogica. Sleep je voorkeursleverancier naar boven.
Heeft de levertijd van een leverancier invloed op welke leverancier Odoo kiest?
Nee. De levertijd die per leverancier is ingesteld, beïnvloedt de leverancierskeuze niet. Odoo gebruikt hem alleen om de verwachte aankomstdatum te berekenen zodra de leverancier al gekozen is, namelijk de bevestigingsdatum plus de levertijd. Wil je dat een snellere leverancier wordt gekozen, zet hem dan hoger in de leverancierslijst, want levertijd alleen schuift hem niet naar voren.
Waarom maakt mijn Odoo-bestelpunt geen inkooporder aan?
De meest voorkomende reden is geen leverancier op het tabblad Inkoop van het product, waardoor de Kopen-route geen leverancier heeft om bij te bestellen. Andere oorzaken: geen enkele minimumhoeveelheidsregel komt in aanmerking voor de bestelde hoeveelheid, de geldigheidsdatums van de leveranciersprijs zijn verlopen, het product heeft geen Kopen-route, of de planner heeft nog niet gedraaid. Voeg een leveranciersregel toe en voer Voorraad > Bewerkingen > Planner uitvoeren uit om te testen.
Hoe stel ik verschillende prijzen in voor verschillende bestelhoeveelheden in Odoo?
Voeg meer dan één regel toe voor dezelfde leverancier op het tabblad Inkoop, elk met een andere minimum Hoeveelheid en Prijs. Bijvoorbeeld een hogere prijs bij een minimum van 1 en een lagere prijs bij een minimum van 500. Als er een hoeveelheid besteld moet worden, kiest Odoo de regel waarvan het minimum wordt gehaald, en tussen regels voor dezelfde leverancier neemt hij de laagste prijs. Zo werkt staffel- of volumeprijs.
Kan Odoo automatisch de goedkoopste leverancier over alle leveranciers heen kiezen?
Niet in standaard Odoo. Tussen verschillende leveranciers respecteert Odoo de volgorde van de leverancierslijst in plaats van te zoeken naar de laagste prijs. Hij vergelijkt prijzen alleen tussen meerdere regels voor dezelfde leverancier. De goedkoopste of snelste leverancier over alle leveranciers heen automatisch selecteren is maatwerk, dus weeg de kosten van die aanpassing af tegen simpelweg je leverancierslijst goed ordenen.