Verhuur werkt in Odoo omdat de Rental-app de vraag beantwoordt die een verkoopopzet niet kan: is dit item vrij tussen deze data. Stel verhuurbare producten in met prijzen per uur, dag of week, reserveer op de order, en regel ophalen, retour en boetes vanuit hetzelfde record.
Je verhuurt apparatuur, en dezelfde machine is net aan twee klanten toegezegd voor hetzelfde weekend. De ene boeking kwam telefonisch binnen, de andere via de webshop, en niemand zag de botsing tot de ophaaldag. Nu staat de ene klant aan je balie en is de unit al weg.
Dat is het kernprobleem van verhuur: hetzelfde item gaat steeds weer weg en komt terug, dus "hebben we het" hangt af van een datumbereik, niet van een getal in voorraad. Een normale verkoopopzet kan dat niet beantwoorden. De Odoo Rental-app wel, als je de producten, de prijzen en de ophaal-/retourflow correct instelt. Deze gids loopt het hele traject door, van reservering tot retour, en wijst aan waar mensen het fout doen.
Waarom verhuren anders is dan verkopen
Wanneer je een product verkoopt, daalt de voorraad één keer en blijft die laag. Wanneer je verhuurt, gaat het item weg, blijft het bij de klant, komt het daarna terug en is het weer beschikbaar. Beschikbaarheid is een tijdlijn, geen enkele hoeveelheid.
Odoo lost dit op met een aparte Klant/Verhuur-locatie. Wanneer een klant een verhuuritem ophaalt, verplaatst Odoo het van je voorraad naar de Klant/Verhuur-locatie. Wanneer ze het terugbrengen, verplaatst Odoo het terug. Zo verlaat het product nooit je voorraadwaardering, maar wordt het correct als onbeschikbaar getoond voor de verhuurperiode. Daarom kun je verhuur niet alleen met gewone Verkoop en Inventory draaien: die houden een hoeveelheid bij, geen boekingsvenster.
De oplossing, stap voor stap
Installeer Rental en stel de standaarden in
Installeer de Rental-app. Ga daarna naar Rental-app > Configuratie > Instellingen. Stel hier de bedrijfsbrede standaarden in zodat je ze niet per product hoeft te herhalen:
- Standaard vertragingskosten: het standaardtarief voor een te late retour (hieronder meer hierover).
- Standaard buffertijd en zekerheidstijd: buffertijd, in uren, die een item tussen twee verhuringen onbeschikbaar maakt. Gebruik dit voor schoonmaken, inspectie of onderhoud tussen klanten.
- Minimale verhuurduur en niet-beschikbare dagen: voor online verhuur de kortste boeking die je accepteert en de dagen waarop ophalen of retour niet mogelijk is.
Door dit éénmalig op bedrijfsniveau in te stellen, hoef je niet dezelfde velden op elk product te configureren.
Een product als verhuurbaar markeren
Open of maak het product aan. Voor een fysiek item dat je verhuurt, vink je Verhuur aan, zet je de Productsoort op Goederen en vink je Voorraad bijhouden aan. Door voorraad bij te houden weet Odoo hoeveel units je bezit en dus hoeveel het per datumbereik kan toezeggen.
Een product kan zowel verhuurbaar als verkoopbaar zijn. Als je het item nieuw verkoopt én verhuurt, houd je één product aan en vink je zowel Verkoop als Verhuur aan.
Stel de verhuurprijs per uur, dag of week in
Open op het verhuurproduct de sectie Verhuurprijs en klik op Een prijs toevoegen. Voor elke regel kies je:
- een Tijdseenheid: uren, dagen, weken of maanden
- een Looptijd
- een Prijs
Voeg zoveel regels toe als je nodig hebt. Het gebruikelijke patroon is om langere verhuur te belonen: 25 per dag, 120 per week, 400 per maand. Voeg voor elk een aparte regel toe.
Twee regels bepalen wat de klant betaalt, en ze brengen mensen in de war, dus lees ze aandachtig:
1. Er wordt maar één prijsregel gebruikt. Odoo stapelt regels niet. Het rekent niet "5 dagen tegen het dagtarief plus het weektarief". 2. De goedkoopste passende regel wint. Bij een verhuur van 6 dagen rekent Odoo de week als de weekprijs (die 7 dagen dekt) goedkoper is dan 6 dagprijzen.
Je prijsregels zijn dus geen tarieventabel die optelt. Het zijn opties, en Odoo kiest de laagste die de periode dekt.
Maak de verhuurorder aan en reserveer het item
Maak een verhuurorder aan (een verkooporder met verhuurdata) en voeg het verhuurproduct met zijn verhuurperiode toe. Odoo reserveert die unit nu voor dat venster. Als je probeert dezelfde unit voor een overlappende periode te boeken, waarschuwt Odoo je dat het niet beschikbaar is. Dit is de botsingscontrole die je bij gewone Verkoop niet krijgt.
Ophalen
Wanneer de klant het item ophaalt, open je de verhuurorder en klik je op Ophalen en daarna op Valideren in de pop-up. De order krijgt een Opgehaald-banner, en Odoo verplaatst de voorraad van je magazijn naar de Klant/Verhuur-locatie. Je voorradige aantal voor dat product daalt met de opgehaalde hoeveelheid, wat precies is wat je wilt: het is fysiek weg.
Retour
Wanneer de klant het terugbrengt, open je de order en klik je op Retour en daarna op Valideren. De order krijgt een Geretourneerd-banner en Odoo verplaatst de voorraad terug naar je magazijn, zodat de unit weer beschikbaar is. Als de klant maar een deel van de hoeveelheid terugbrengt, voer je het werkelijk geretourneerde aantal in, en de rest blijft open staan als nog uit.
Boetes
Als de retourdatum verstrijkt en het item is niet terug, kan Odoo automatisch een boete rekenen. Stel de boete in op het product (of gebruik de bedrijfsstandaard vertragingskosten) als een uur- of dagboete. Wanneer je een te late retour verwerkt, voegt Odoo de boete toe op basis van hoe laat het is. Stel dit in voordat het seizoen begint, niet na het eerste geschil.
Het stuk waar mensen over struikelen
Een paar dingen overkomen vrijwel iedereen
De regel van de goedkoopste regel, geen gestapeld tarief. De grootste verrassing. Mensen bouwen een dag- en een weekprijs in de verwachting dat Odoo ze optelt voor een verhuur van 9 dagen. Dat doet het niet. Het kiest één regel: de goedkoopste die de looptijd dekt. Als je weektarief goedkoper is dan zeven dagtarieven, betaalt een klant die voor 8 dagen huurt mogelijk bijna één week in plaats van acht dagen. Test je prijsregels met een paar echte looptijden voordat je live gaat.
Voorraad daalt pas bij ophalen, niet bij de order. Reserveren op een verhuurorder blokkeert het datumbereik, maar je fysieke voorradige hoeveelheid verandert pas als je op Ophalen klikt. Als je de voorradige voorraad afleest om beschikbaarheid te bepalen, lees je het verkeerd af. Vertrouw op de verhuurbeschikbaarheidscontrole en de agenda, niet op het kale voorradige aantal.
De buffer tussen verhuringen vergeten. Zonder zekerheids- of buffertijd laat Odoo de ene klant om 17:00 inleveren en de andere dezelfde unit om 17:01 ophalen. Als het item schoongemaakt, getest of opgeladen moet worden, stel de buffer dan in uren in zodat de agenda ruimte laat.
Gedeeltelijke retouren die open blijven staan. Als een klant er vijf huurt en er vier terugbrengt, moet je vier invoeren bij de retour. De vijfde blijft uit, blijft meetellen voor boetes als die zijn ingesteld, en blijft onbeschikbaar. Mensen valideren uit gewoonte de volledige hoeveelheid en verliezen de ontbrekende unit uit het oog.
Per ongeluk niet-getrackte of dienstproducten verhuren. Als Voorraad bijhouden uit staat, kan Odoo je niet tegenhouden om te overboeken, omdat het niet weet hoeveel je er hebt. Houd bij echte apparatuur altijd voorraad bij. Verhuur van het type dienst (een ruimte, een tijdslot) gedraagt zich anders en beweegt geen magazijnvoorraad.
Snelle checklist
- Rental-app geïnstalleerd, bedrijfsstandaarden ingesteld (vertragingskosten, buffer-/zekerheidstijd, minimale looptijd)
- Bij het product staat Verhuur aangevinkt, Productsoort Goederen, Voorraad bijhouden aan
- Verhuurprijs-regels toegevoegd per tijdseenheid (uur/dag/week/maand)
- Prijsregels getest tegen echte looptijden (onthoud: de goedkoopste enkele regel wint)
- Boete voor te laat inleveren ingesteld als uur- of dagboete
- Buffertijd ingesteld als items tussen verhuringen schoongemaakt of gecontroleerd moeten worden
- Team kent de flow: Ophalen valideert uit, Retour valideert terug, gedeeltelijke retouren exact ingevoerd
FAQ
Kan ik producten per uur, dag en week verhuren in Odoo?
Ja. Voeg op het verhuurproduct, onder Verhuurprijs, een prijsregel toe voor elke tijdseenheid die je aanbiedt (uren, dagen, weken of maanden) met een looptijd en een prijs. Odoo rekent de goedkoopste enkele regel die de verhuurperiode dekt.
Hoe gaat Odoo om met beschikbaarheid voor verhuur?
Odoo reserveert het item voor het geboekte datumbereik en waarschuwt je als je dezelfde unit voor een overlappende periode probeert te boeken. Bij ophalen verplaatst het de voorraad naar een Klant/Verhuur-locatie, en bij retour verplaatst het het terug, zodat beschikbaarheid het boekingsvenster volgt en niet alleen een voorraadgetal.
Kan Odoo automatisch boetes voor te late retour rekenen?
Ja. Stel een vertragingskosten in als een uur- of dagboete op het product, of stel een bedrijfsbrede standaard in de Rental-instellingen in. Wanneer een retour te laat wordt verwerkt, voegt Odoo de boete toe op basis van hoe laat het item is.
Hoe verschilt verhuurvoorraad van normale voorraad in Odoo?
Verkochte voorraad gaat één keer weg en blijft weg. Verhuurvoorraad gaat bij ophalen weg naar een Klant/Verhuur-locatie en komt bij retour terug, dus het blijft in je voorraadwaardering maar wordt alleen voor de verhuurperiode als onbeschikbaar getoond. Daarom is beschikbaarheid een tijdlijn, geen enkele hoeveelheid.
Daalt de voorradige hoeveelheid wanneer ik een verhuurorder aanmaak?
Nee. Het aanmaken van de order reserveert het datumbereik, maar de fysieke voorradige hoeveelheid daalt pas wanneer je op Ophalen klikt. Gebruik de verhuurbeschikbaarheidscontrole, niet het kale voorradige aantal, om te beoordelen of een item vrij is.