Je zoekt op "wat kost Odoo per jaar", en het eerste bedrag dat je vindt is een licentieprijs per gebruiker per maand. Dat lijkt betaalbaar, dus daar ga je van uit in je begroting. Dan komt de eerste offerte voor de implementatie binnen, en die zit in een heel andere orde van grootte. Een jaar of twee later volgt een rekening voor een upgrade waar niemand je voor had gewaarschuwd. De prijs op het etiket en de echte kosten blijken twee verschillende dingen.
Daar zit de valkuil al in de vraag zelf. "Wat kost Odoo" betekent stilletjes twee dingen: de prijs van de Odoo-software en de kosten van een Odoo-project. De softwarelicentie is het kleine, voorspelbare deel. De rest hangt af van keuzes die je maakt, vooral van hoeveel je het systeem ombuigt naar jouw manier van werken. Hieronder de vier kostenlagen in gewone taal, en de ene beslissing die het totaal meer beïnvloedt dan alle andere.
Waarom de prijs nooit één bedrag is
Odoo is modulair en configureerbaar. Juist door die flexibiliteit bestaat er geen vaste prijs. Twee bedrijven van dezelfde omvang kunnen totaal verschillende bedragen betalen, niet omdat de licentie anders is, maar omdat het ene dicht bij de standaard blijft en het andere de helft ombouwt om oude gewoontes na te bootsen. De licentie is een kostenpost. In het project gaat het geld zitten. Vraag dus niet "wat kost Odoo", maar "wat kosten mijn vier lagen, en hoe voorkom ik dat een ervan uit de hand loopt".
De vier kostenlagen
1. De licentie
Dit is het bedrag per gebruiker per maand, en het is de meest voorspelbare laag. In Nederland begint de online Standard-versie in het eerste jaar rond €19,90 per gebruiker per maand voor één bedrijf. Let op "eerste jaar": dat instaptarief bevat een promotiekorting die daarna vervalt, dus reken vanaf jaar twee met het standaardtarief, niet met de introductieprijs. Het Custom-abonnement zit rond €29,90 per gebruiker per maand en voegt de Studio-app, meerdere bedrijven en API-toegang toe, zodat je Odoo aan je andere systemen kunt koppelen. Er is ook een gratis abonnement voor één app, als je echt maar één app gebruikt. De prijzen gelden per gebruiker, dus de licentie groeit mee met je aantal medewerkers, niet met je omzet.
2. Hosting
Gebruik je standaard Odoo Online, dan zit hosting erbij in en is deze laag nul. Zodra je maatwerk toevoegt, heb je een platform nodig dat dat kan draaien: Odoo.sh of je eigen hosting. Voor kleinere installaties kost dat grofweg €50 tot €100 per maand. Het is een bescheiden laag, maar hij verschijnt pas als je de pure standaard verlaat. Dat is een handig vroeg signaal dat een project richting maatwerk afdrijft.
3. Implementatie
Dit is de meest variabele laag, en de laag die mensen verrast. Een heel eenvoudige implementatie begint rond €5.000. Complexe projecten met veel maatwerk en veel processen om in te richten kunnen oplopen tot €200.000. Die spreiding is niet willekeurig: ze hangt af van twee dingen, hoeveel processen je inricht en hoeveel van het systeem je aanpast. Je kunt het ook zelf doen. Er zijn genoeg tutorials, dus de directe kosten dalen, maar je betaalt in plaats daarvan met tijd, en die tijd is bijna altijd meer dan het lijkt.
4. Upgrades
De laag die de meeste mensen vergeten. Op de Enterprise-versie wil je doorgaans ongeveer eens in de drie jaar upgraden. Sla je dat over, dan verlies je uiteindelijk de support op de oudere versie, of betaal je extra om die te houden. Het addertje zit in wat de kosten bepaalt: hoe meer maatwerk je hebt, en hoe dieper dat in de kernprocessen ingrijpt, hoe duurder elke upgrade wordt. Op pure standaard is een upgrade meestal eenvoudig. Veel maatwerk maakt van elke upgrade een project op zich.
Zie de rode draad door alle vier de lagen: maatwerk is de vermenigvuldiger. Het komt terug als extra apps en bouwkosten bij de implementatie, het maakt de hostinglaag noodzakelijk, en het maakt elke toekomstige upgrade duurder. De grootste hefboom op je totale kosten is hoe dicht je bij standaard Odoo blijft.
Waar mensen over struikelen
Een paar dingen overvallen bijna iedereen.
De licentieprijs in het eerste jaar is niet de prijs daarna. Het introductietarief is een korting. Reken vanaf jaar twee met het standaardtarief, zodat de verlenging je niet verrast.
Maatwerk is een terugkerende belasting, geen eenmalige uitgave. Een aanpassing die je één keer betaalt bij de implementatie, betaal je opnieuw bij elke upgrade, ongemerkt, zolang je hem houdt. Goedkoop om te bouwen, duur om mee te dragen.
"Gratis" Odoo is niet gratis in gebruik. De Community-editie en het abonnement voor één app kosten niets aan licentie, maar zowel de waarde als de kosten zitten in het goed inrichten en draaiende houden. Gratis software op een kapot proces is duurder dan betaalde software die past.
Zelf doen verplaatst de kosten, het haalt ze niet weg. De tutorials bestaan echt en de licentie is hetzelfde, maar de uren tellen op, meestal tot meer dan de offerte die je wilde vermijden, en een wankele eigen bouw wordt later vaak opnieuw gebouwd.
De echte vergelijking is met je huidige kosten, niet met nul. De eerlijke vraag is niet "wat kost Odoo", maar "wat kost mijn huidige situatie". Het handmatig overtypen, de voorraad die niet klopt, de maandafsluiting die drie dagen duurt: die staan al op je rekening, alleen niet op een factuur. Een multichannel-retailer bijvoorbeeld zette elk piekseizoen veel handen in om webshoporders te sorteren en met de hand over winkels te verdelen. Nadat die stroom naar één systeem was verhuisd, ging het logistieke team in het piekseizoen van 4 naar 3 fte. Bij grofweg €30.000 tot €40.000 per fte per jaar verdient die ene verandering op zichzelf al een groot deel van de jaarlijkse Odoo-kosten terug.
Snelle checklist
- Begroot alle vier de lagen, niet alleen de licentie: licentie, hosting, implementatie, upgrades.
- Reken vanaf jaar twee met het standaard licentietarief, niet met de introductieprijs van het eerste jaar.
- Behandel elk stuk maatwerk als kosten die je bij elke upgrade opnieuw betaalt.
- Heb je alleen standaard Odoo Online nodig, dan is je hostinglaag nul. Voeg je maatwerk toe, dan komt die terug.
- Vergelijk het totaal met wat je huidige systemen en handwerk je nu al kosten, niet met niets.
- Blijf bewust dicht bij de standaard: het is de enige hefboom die implementatie-, hosting- en upgradekosten tegelijk verlaagt.
Wanneer je een partner inschakelt
Met standaard Odoo en de online tutorials komt een vastberaden team een heel eind, zeker bij een eenvoudige, standaard inrichting. Je kunt zelf de licentie afsluiten, online hosten en de basis configureren. Het lastige is niet de software, maar het oordeel: bepalen welke van je processen echt maatwerk nodig hebben en welke gewoon gewoonte zijn, een implementatie zo afbakenen dat het geval van €5.000 niet ongemerkt het geval van €50.000 wordt, en de bouw zo dicht bij de standaard houden dat upgrades jarenlang goedkoop blijven. Met dat oordeel verdient een partner zijn fee, want het geld dat hij je bespaart zit in de lagen die je nu nog niet ziet.
dooPartners is een wereldwijd netwerk van onafhankelijke, door Odoo gecertificeerde partners. Vind er een bij jou in de buurt die de totale kosten eerlijk inschat, je dicht bij de standaard houdt waar het telt, en één aanspreekpunt blijft van de eerste offerte tot en met elke upgrade.
Vind een partner bij jou in de buurt
Veelgestelde vragen
Wat kost Odoo per jaar?
Er is geen vast bedrag, omdat de kosten van Odoo uit vier lagen bestaan, niet uit één. De licentie begint in Nederland in het eerste jaar rond €19,90 per gebruiker per maand voor de online Standard-versie en rond €29,90 voor Custom. Hosting zit erbij in op standaard Odoo Online en kost grofweg €50 tot €100 per maand zodra je maatwerk toevoegt. Implementatie loopt van ongeveer €5.000 voor een eenvoudige inrichting tot €200.000 voor complexe projecten met veel maatwerk. Upgrades komen ongeveer eens in de drie jaar en kosten meer naarmate je meer maatwerk meedraagt. Je jaarlijkse totaal hangt vooral af van hoe dicht je bij standaard Odoo blijft.
Is Odoo gratis?
Deels. Odoo heeft een gratis Community-editie en een gratis abonnement voor één app, dus de licentie kan echt nul zijn. Maar "gratis" geldt alleen voor de software, niet voor de kosten om die goed te implementeren en draaiende te houden. Een gratis editie die slecht is ingericht, of ver van de standaard is afgebogen, kost meer aan verspilde tijd en herstelwerk dan een betaalde editie die bij je processen past. Gratis is een echt startpunt, geen gratis project.
Waarom is mijn Odoo-upgrade zo duur?
Bijna altijd door maatwerk. Upgrades van standaard Odoo zijn meestal eenvoudig. Elke aanpassing die in de kernprocessen ingrijpt, moet bij elke upgrade worden gecontroleerd en vaak opnieuw gebouwd, dus hoe meer maatwerk je meedraagt, hoe meer elke upgrade kost. Daarom is dicht bij de standaard blijven niet alleen netter, het verlaagt ook direct je terugkerende upgraderekening. Zijn upgrades pijnlijk, kijk dan eerst naar het maatwerk.
Is het goedkoper om Odoo zelf te implementeren?
Qua licentie is het hetzelfde en de directe implementatiekosten zijn lager, maar je betaalt met tijd in plaats van geld, en meestal meer tijd dan verwacht. Een eigen bouw drijft bovendien vaak af van de standaard, wat je upgradekosten later verhoogt. Zelf doen kan werken bij een eenvoudige, standaard inrichting. Bij alles met echte procescomplexiteit kosten de uren en het herstelwerk vaak meer dan een goed afgebakende implementatie had gekost.